কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• পরামর্শ
• সতর্কতা

ই-মেইলগুলি ব্যবসায়ের যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অঙ্গ; সুতরাং, এটি সঠিক উপায়ে করা ভাল to ইমেলগুলি চিঠির মতো আনুষ্ঠানিক না হলেও তারা এখনও পেশাদার হতে পারে এবং আপনার সংস্থা, সম্প্রদায় বা অবস্থানের একটি ভাল চিত্র উপস্থাপন করতে পারে। শিষ্টাচারের সত্য এবং পেশাদারিত্বের গ্যারান্টিযুক্ত এমন ব্যবসায়িক ইমেলগুলি তৈরি করতে এই টিউটোরিয়ালের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।

পদক্ষেপ

3 অংশ 1: ​​আপনার ইমেল ঠিকানা

1. 

   আপনার ইমেল ঠিকানা। টু ক্ষেত্রে আপনার প্রাপকের ইমেল ঠিকানা লিখুন। আপনি যদি ইমেল দ্বারা পরিচিতি প্রেরণ করতে চান তবে তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে উত্সাহিত করতে ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।
   • এই ক্ষেত্রটি আপনার বার্তায় সরাসরি প্রভাবিত লোকদের জন্য। আপনি যদি তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে চান তবে সেই ব্যক্তির নাম টু ফিল্ডে টাইপ করুন।
   • আপনার টো ফিল্ডে প্রত্যেককে আপনার ইমেলের প্রবর্তক লাইনে অন্তর্ভুক্ত করা ভাল ধারণা। এইভাবে, আপনি শুরু থেকেই প্রত্যেককে কথোপকথনে জড়িত হন এবং কথোপকথনের কেন্দ্রবিন্দু কে তা অবহিত করেন।
   • টু ফিল্ডে চার জনেরও বেশি লোক যুক্ত করার সময় গোষ্ঠীটিকে পুরো সম্বোধন করুন, "ইমেল টিম বা" শুভ সকাল সবাই "এর মতো কিছু দিয়ে আপনার ইমেলটি শুরু করুন।
   • টু ফিল্ডটি আপনি যতগুলি যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। মনে রাখবেন, প্রত্যেকে যার সাথে সরাসরি জড়িত এবং কোনওভাবে অভিনয় করা দরকার তাদের অবশ্যই টু ফিল্ডে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

2. 

   
   
   সিসি ক্ষেত্রটি (alচ্ছিক) ব্যবহার করুন। সিসি (বা কার্বন অনুলিপি) ক্ষেত্রটি তৃতীয় পক্ষগুলিকে "অবহিত" রাখার উপায় হিসাবে এই বিষয়ে প্রতিক্রিয়া বা কাজ করার কোনও বাধ্যবাধকতা ছাড়াই ব্যবহৃত হয়। সিসি ক্ষেত্রটিকে "আপনার তথ্যের জন্য" হিসাবে মনে করুন, প্রাসঙ্গিক তথ্য বিতরণ করতে বা সহযোগীদের কেবলমাত্র কোনও নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে জানা দরকার updates সিসি ক্ষেত্রে যোগাযোগগুলি যুক্ত করতে কেবল সিসি ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং আপনি যতটা চান প্রবেশ করুন।
   • সিসিতে একাধিক পরিচিতি যুক্ত করার সময়, প্রতিটি প্রাপকের সেই ক্ষেত্রে রাখা ইমেলগুলির তালিকায় অ্যাক্সেস থাকবে।

3. 

   
   
   সিসি ক্ষেত্রটি (alচ্ছিক) ব্যবহার করুন। সিসি ক্ষেত্রের মূল উদ্দেশ্য হ'ল এমন একদল যোগাযোগের ইমেল পাঠানো যা একে অপরকে চেনে না। সিসি (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) ক্ষেত্রটি আপনাকে এই বার্তাটি অন্য কে পেয়েছে তা না জেনে বেশ কয়েকটি পরিচিতিতে একটি বার্তা প্রেরণের অনুমতি দেয়। বিসিসি ক্ষেত্রে ঠিকানা যুক্ত করতে, কেবল ক্ষেত্রটি ক্লিক করুন এবং প্রতিটি ইমেল আপনি টাইপ করতে চান তা টাইপ করুন।
   • একে অপরকে চেনে না এমন বেশ কয়েকটি সহযোগীকে ইমেল প্রেরণের জন্য বিসিসি ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন। এটি প্রতিটি প্রাপকের গোপনীয়তা রক্ষা করে, প্রাপকের তালিকাকে কেবল প্রেরকের কাছে দৃশ্যমান রাখে, প্রতিটি প্রাপকের কাছে নয়।
   • শত শত লোককে ইমেল প্রেরণের সময় সিসি ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।
   • আপনার পরিচিতিগুলি যাকে ইমেল টু বা সিসি ক্ষেত্রগুলিতে প্রেরণ করা হয়েছে, তবে সিসি ক্ষেত্রে নয়, এমন কাউকে দেখতে সক্ষম হবে।

4. 

   
   
   সিসি ইমেলের জবাব দিন। আপনি যদি সিসি ইমেলের অন্তর্ভুক্ত হন তবে আপনি সম্ভবত মুঠোফুলি অন্যান্য সদস্যদের অংশ হতে পারেন, সমস্তই কথোপকথনে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং প্রেরক আপনার কারও কাছ থেকে সাড়া খুঁজছেন বা প্রত্যাশা করছেন না। আপনার যদি প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রয়োজন হয় তবে আপনার উত্তরের প্রকৃতি এবং কাকে এটি প্রয়োগ করা হয়েছে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি যদি ইমেলের মূল লেখকের কাছে একটি সংক্ষিপ্ত নোট করতে চান তবে আপনি "প্রেরককে জবাব দিন" বাছাই করতে পারেন, বা যদি তথ্য জড়িত সবার সাথে প্রাসঙ্গিক হয় তবে আপনি "সকলকে জবাব দিতে" পারেন।
   • আপনার প্রতিক্রিয়া পুরো গোষ্ঠীর কাছে গুরুত্বপূর্ণ তখনই "সকলকে জবাব দিন" ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।
   • "সকলকে জবাব দিন" নির্বাচন করার সময় সাবধানতা অবলম্বন করুন। যখনই সম্ভব সম্ভব অপ্রাসঙ্গিক তথ্যের সাথে অন্য ব্যক্তির ইনবক্সগুলিতে বন্যা এড়াবেন।

5. 

   একটি সিসি ইমেলের জবাব দিন। সেক্ষেত্রে আপনার কাছে কেবল ইমেল প্রেরককে উত্তর দেওয়ার বিকল্প থাকবে এবং বার্তায় আর কে অন্তর্ভুক্ত ছিল তা দেখতে সক্ষম হবেন না। "জবাব দিন" ক্লিক করুন এবং ইমেলটি প্রেরণকারীকে লিখুন।

6. 

   একটি সংক্ষিপ্ত, সোজাসাপ্টা "বিষয়" লিখুন। আপনার ইমেলের বিষয় বর্ণনা করতে যতটা সম্ভব শব্দ ব্যবহার করুন। পাঠ্যগুলি ব্যবহার করে দেখুন:
   • "নেতৃত্বের সভার আপডেট"
   • "মধ্যাহ্নভোজের বিরতি"
   • "12 মার্চ সভার সংক্ষিপ্ত বিবরণ"

পার্ট 2 এর 2: ইমেল রচনা

1. 

   একটি স্ট্যান্ডার্ড কাঠামো আটকে। একটি পেশাদার ইমেল সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং সর্বোপরি ভিজ্যুয়াল দূষণকারী মুক্ত হওয়া দরকার। যা বলা দরকার তা বলুন এবং এর চেয়ে বেশি কিছুই নয়। আপনি আপনার ইমেলগুলির জন্য আপনার নিজস্ব কাঠামো বিকাশ করতে পারেন, তবে নীচে বিবেচনা করার জন্য একটি প্রাথমিক ক্রম রয়েছে:
   • তোমার অভিবাদন;
   • এক দয়া;
   • এর উদ্দেশ্য;
   • অ্যাকশন টু অ্যাকশন;
   • একটি সমাপ্ত বার্তা;
   • আপনার স্বাক্ষর

2. 

   আপনার শুভেচ্ছা লিখুন। পেশাদারিত্ব এবং পরিশীলন বজায় রাখতে, সর্বদা আপনার ইমেলটি "প্রিয় মিঃ জর্জে" এর মতো একটি আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা দিয়ে খুলুন। প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের উপর নির্ভর করে আপনি পুরো নাম এবং শিরোনাম বা কেবল প্রথম নাম সহ প্রত্যাশা অনুযায়ী শুভেচ্ছা জানাতে পারেন।
   • যদি আপনার সম্পর্কটি খুব নৈমিত্তিক হয় তবে আপনি "হাই, জর্জি" বলতে পারেন।
   • আপনি যদি প্রাপকের নাম না জানেন তবে আপনি ব্যবহার করতে পারেন: "যে আগ্রহী সে" বা "প্রিয় স্যার / ম্যাডাম" পারেন।
   • আপনি যদি ক্ষেত্রের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত প্রাপকদের একটি গ্রুপকে ইমেল লিখছেন এবং একটি জবাব প্রয়োজন, তাদেরকে একটি গোষ্ঠী হিসাবে অভিবাদন করুন (যদি প্রাপকের সংখ্যা চার বা তার বেশি হয়) বা তাদের প্রত্যেকটির নাম অভিবাদনে অন্তর্ভুক্ত করুন।
   • যখন আপনার ইমেলটিতে সিসি থাকে তখন প্রতিটি স্বতন্ত্র নয়, গোষ্ঠীকে শুভেচ্ছা জানান। অন্যথায়, অভিবাদনে প্রতিটি প্রাপকের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
   • "হ্যালো, দল" এর মতো গোষ্ঠীগুলির জন্য জেনেরিক গ্রিটিং ব্যবহার করুন, যদি ইমেলটিতে সিসি থাকে।
   • আপনি যখনই প্রথমবার কাউকে ইমেল করেন তখন একটি সংক্ষিপ্ত বাক্য দিয়ে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ: "আপনার সাথে দেখা হয়ে ভাল লাগল।"
   • ইমেলটিতে আপনার শংসাপত্রগুলি রেখে দিন। এটি গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত যদি আপনি কোনও ইভেন্টে দেখা হয়েছিলেন এমন ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করছেন তবে কে আপনাকে স্মরণ করতে পারে না।

3. 

   আপনার ইমেলের পিছনে কারণটি দয়া করে নির্দেশ করুন। যে ব্যক্তি যোগাযোগের সূচনা করে সে প্রাপকদের ইমেলের বিষয় বলার জন্য দায়বদ্ধ। আপনার উদ্দেশ্যটি তাড়াতাড়ি বলা গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসায়ের অংশীদাররা আপনার ইমেলগুলি দ্রুত পড়তে এবং পয়েন্টটিতে যেতে চাইবে। আপনি কেন লিখছেন এবং ইমেলটি পড়তে আপনার প্রাপকের প্রয়োজন কেন তা জানতে নিজেকে এক মিনিট সময় নিন। এটি আপনাকে ব্যর্থ কথোপকথন এড়াতে এবং ইমেল দ্বারা উত্থাপিত সমস্যার আশপাশে পেশাদারভাবে কাজ করতে সহায়তা করবে।নিজেকে জিজ্ঞাসা করার জন্য এটিও ভাল সময়, "এই ইমেলটি কি সত্যিই প্রয়োজনীয়?" কেবলমাত্র যখন প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি পাঠানো হয় এবং কেবলমাত্র গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সহ সেই ব্যক্তিকে দেখায় যে আপনি তাদের সময়কে সম্মান করেন। আপনি যখন নিজের ইমেলটি লিখতে প্রস্তুত হন, তখন এমন কিছু দিয়ে শুরু করার চেষ্টা করুন:
   • "আমি জিজ্ঞাসা করার জন্য লিখছি ..."
   • "আমি উল্লেখ করছি ..."
   • "দয়া করে এই পরিবর্তনগুলি পর্যালোচনা করতে সময় দিন এবং আমাকে আপনার প্রতিক্রিয়া জানান ..."

4. 

   প্রাপককে (alচ্ছিক) ধন্যবাদ জানাই। আপনি যদি কোনও গ্রাহকের প্রশ্নের উত্তর দিচ্ছেন বা কেউ যদি আপনার ইমেলের কোনও উত্তর দিয়ে থাকে তবে একটি ধন্যবাদ লাইনে শুরু করুন। উদাহরণ স্বরূপ:
   • "আপনার পছন্দের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ ..."
   • "এই বিষয়ে মনোযোগ দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ ..."
   • "আমাদের সংস্থার সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ ..."
   • পাঠককে ধন্যবাদ জানাই নম্র, পেশাদার এবং প্রেরকের সাথে ভাল অবস্থানে উপস্থিত হওয়ার দুর্দান্ত উপায়।

5. 

   আপনার ইমেল এর শৃঙ্খলে রাখুন। বাণিজ্যিক ইমেলগুলি সহ, আপনি যত কম অন্তর্ভুক্ত করবেন তত ভাল। প্রেরিত প্রতিটি ইমেল কেবল একটি বিষয় ঠিকানা করতে হবে। আপনার যদি অন্য প্রকল্প সম্পর্কে যোগাযোগের প্রয়োজন হয় তবে অন্য ইমেলটি লিখুন।
   • আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু মাত্র পাঁচটি বাক্যে যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন। আপনার যা বলার দরকার রয়েছে তা বলুন এবং আর কিছু নয়। কখনও কখনও, আপনার ইমেলটি কেবল পাঁচটি বাক্যে সীমাবদ্ধ করা অসম্ভব হবে। আপনার আরও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হলে চিন্তা করবেন না।
   • আপনার ইমেলের মূল অংশে, সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য এবং আপনার প্রাপকদের কাছ থেকে আপনার প্রয়োজন হতে পারে এমন কিছু অন্তর্ভুক্ত করুন।

6. 

   কল টু অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করুন (alচ্ছিক)। আপনার প্রাপকের আপনার ইমেল পাওয়ার পরে কোনও নির্দিষ্ট উপায়ে কাজ করার জন্য অপেক্ষা করে প্যাসিভ-আগ্রাসী হয়ে উঠবেন না। আপনার যা প্রয়োজন তা স্পষ্টভাবে বর্ণনা করে তাদের সহায়তা করুন। এর মতো কিছু বলুন:
   • "আপনি কি আমাকে বৃহস্পতিবারের মধ্যে এই ফাইলগুলি পাঠাতে পারবেন?"
   • "আপনি কি আগামী দুই সপ্তাহের মধ্যে এটি লিখতে পারেন?"
   • "দয়া করে এটি সম্পর্কে থমাসকে লিখুন এবং তা করার পরে আমাকে জানান" "
   • একটি অর্ডার কাঠামো প্রাপককে সেই অনুযায়ী কাজ করতে সহায়তা করে। আপনি বলতে পারেন "আপনি কখন এটি করবেন আমাকে জানান" "

7. 

   আপনার ইমেল বন্ধ করুন। আপনার ইমেলগুলি পেশাদার রাখতে, পাঠকের কাছে অন্য একটি ধন্যবাদ বা একটি আনুষ্ঠানিক বিদায় যেমন শেষ করুন:
   • "আপনার ধৈর্য এবং সহযোগিতার জন্য ধন্যবাদ";
   • "আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ";
   • "আপনার যদি কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকে তবে আমাকে জানাতে দ্বিধা করবেন না";
   • "আপনাকে কী বলতে হবে তা শোনার জন্য আমি অপেক্ষায় রয়েছি।"
   • আপনার নামের আগে যথাযথ বন্ধের সাথে আপনার ইমেলটি বন্ধ করুন, যেমন "সেরা অভিনন্দন" বা "আন্তরিকভাবে"
   • "বাই" এর মতো নৈমিত্তিক বন্ধ হওয়া এড়িয়ে চলুন, যদি না আপনি পাঠকের খুব ভাল বন্ধু হন Such এই ধরনের বন্ধকরণগুলি খুব অলাভজনক।

8. 

   তোমার নাম লেখ. পেশাদার ইমেলটিতে আপনার স্বাক্ষরটিতে অবশ্যই নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে:
   • তোমার নাম;
   • আপনার কাজের শিরোনাম;
   • আপনার ওয়েবসাইটের একটি লিঙ্ক;
   • সামাজিক মিডিয়া অ্যাকাউন্টগুলির লিঙ্কগুলি (alচ্ছিক);
   • প্রয়োজনীয় যোগাযোগের তথ্য।

3 অংশ 3: ইমেল প্রেরণ

1. 

   সম্ভব হলে আপনার ইমেল সরল করুন। মনে রাখবেন যে আপনার প্রাপকরা ব্যস্ত আছেন এবং দ্রুত ইমেলের বিষয়টিতে যেতে চান। পাঠ্যে ফিরে যান এবং আপনি যা লিখেছেন তা পুনর্বিবেচনা করুন। নিম্নোক্ত বিবেচনা কর:
   • সংক্ষিপ্ত বাক্য, শব্দ এবং অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। এটি ইমেলটি পড়া সহজতর এবং সহজতর করতে সহায়তা করে।
   • যদি কোনও শব্দের সংক্ষিপ্তসার সম্ভব হয় তবে সংক্ষিপ্ত করে দিন। সত্যিই অপ্রয়োজনীয় যে কোনও জিনিস কেটে ফেলুন।

2. 

   আপনার ইমেল পুরোপুরি পর্যালোচনা। পেশাদার ইমেলগুলির যত্ন সহকারে পর্যালোচনা প্রয়োজন। আপনার ইমেলটি উচ্চস্বরে পড়ুন। এটি আপনাকে অনেকগুলি বানান এবং ব্যাকরণ ত্রুটিগুলি ধরতে সহায়তা করতে পারে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:
   • আমার ইমেলটি কি পরিষ্কার?
   • আমার ইমেল ভুল ব্যাখ্যা করা যেতে পারে?
   • আমি প্রাপক হলে কেমন লাগবে?

3. 

   পেশাদার থাকুন। আপনার পেশাদার ইমেলটিতে আপনার ব্যক্তিত্ব প্রদর্শন করতে হবে না। আপনি যদি চান তবে আপনার লেখার শৈলীর মাধ্যমে এটিকে সূক্ষ্মভাবে দেখাতে পারেন, তবে ইমোটিকনগুলি থেকে চ্যাট, সংক্ষিপ্ত বিবরণ (আপনার মতো) বা রঙিন ফন্ট এবং ব্যাকগ্রাউন্ড থেকে দূরে থাকুন।
   • ইমোটিকনগুলি ব্যবহার করার বা চ্যাট সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি কেবল তখনই উপযুক্ত যখন আপনি খুব কাছের লোকদের সাথে যোগাযোগ করছেন বা যারা এই ধরণের জিনিস পছন্দ করেন।
   • আপনি যেমন কথা বলছেন তেমন লিখুন। এটি আপনাকে আপনার ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত, বন্ধুত্বপূর্ণ এবং ব্যক্তিগত রাখতে সহায়তা করতে পারে।
   • কোনও ইমেল এমন কিছু বলবেন না যা আপনি আপনার প্রাপককে ব্যক্তিগতভাবে বলবেন না

4. 

   আপনার ইমেল প্রেরণ করুন। আপনার ইমেল পর্যালোচনা করার পরে, সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সহ এবং প্রতিটি প্রাপককে উপযুক্ত ক্ষেত্রে যুক্ত করার পরে প্রেরণ বোতামটি ক্লিক করুন।

পরামর্শ

• মনে রাখবেন যে লোকেরা ইমেলগুলি দ্রুত পড়তে চায়, তাই আপনার বাক্যগুলি সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার রাখুন।
• ব্যাকরণ, বানান এবং বিরামচিহ্নের প্রতি গভীর মনোযোগ দিন যাতে আপনি নিজের এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি পেশাদার চিত্র উপস্থাপন করেন।
• সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনা লিখুন, যেন আপনি মুখোমুখি কথা বলছেন।
• সাবস্ক্রিপশন সেট আপ করুন। তথ্য ভাগ করার একটি দ্রুত উপায় যা আপনাকে অবশ্যই সমস্ত ইমেলগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এই স্বাক্ষরগুলি আপনার ইমেলগুলি আরও খাটো করে তুলতে পারে, কারণ তারা একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে আপনার সম্পর্কে তথ্য সংক্ষিপ্তসার করবে।
• প্রাপক বা তাদের কাজ সম্পর্কে যদি আপনি কিছু ইতিবাচক বলতে পারেন তবে তা করুন। আপনার কথা নষ্ট হবে না।
• প্রাপক যদি কোনওভাবে আপনাকে সহায়তা করেন তবে তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। প্রাপকের কাজটি আপনাকে সহায়তা করা হলেও সর্বদা এটি করুন।

সতর্কতা

• সিসি ক্ষেত্রটি সম্পর্কে সতর্কতা অবলম্বন করুন। আপনি যদি এমন বেশ কয়েকটি পরিচিতিকে ইমেল প্রেরণ করছেন যা একে অপরকে চেনে না, তবে প্রত্যেকেরই তথ্য জানতে হবে, তাদের গোপনীয়তা রক্ষার জন্য বিসিসি ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।
• প্রত্যেকের প্রতিক্রিয়া ক্ষেত্রকে স্বল্পভাবে ব্যবহার করুন। আপনার উত্তরটি কেবল তাদের পাঠান যাদের জানা থাকতে হবে informed