কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 সময় এবং স্থানে সংগঠিত করুন
• পার্ট 2 ইমেল পরিচালনা করা
• পার্ট 3 সময় পরিচালনা করুন
• পার্ট 4 শারীরিক এবং মানসিক স্বাস্থ্য বজায় রাখা

এই নিবন্ধে: সাংগঠনিক সময় এবং স্পেস ম্যানেজিং ইমেল পরিচালনা করা সময় শারীরিক ও মানসিক স্বাস্থ্য 15 রেফারেন্স

সংগঠিত হচ্ছে নিয়োগকারীদের দ্বারা চাওয়া একটি মান, কারণ এটি মানের কাজ সরবরাহের জন্য সেরা সম্পদ। তবুও অনেক কর্মচারী বিভিন্ন ডিগ্রির সাংগঠনিক অসুবিধার মুখোমুখি হন।আপনি যদি এর অংশ হন তবে জেনে রাখুন যে সহজ এবং কার্যকর সমাধান রয়েছে। উইকিহো আপনাকে একটি আরও ভাল প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে আপনার পেশাদার জীবনকে আরও সহজ করার জন্য কিছু টিপস দেয়।

পর্যায়ে

পর্ব 1 সময় এবং স্থানে সংগঠিত করুন

1. 
   

   
   একটি পত্রিকায় আপনার ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করুন। আপনার প্রতিটি ক্রিয়াকলাপটি যেতে যেতে এক সপ্তাহ সময় নিন। এই সাধারণ সপ্তাহে আপনাকে আপনার প্রতিদিনের কাজগুলির একটি ওভারভিউ দেখতে দেয়। আপনার প্রয়োজনীয় সময় এবং লক্ষ্যগুলি যা আপনাকে পৌঁছানোর অনুমতি দেয় সে অনুযায়ী আপনি তাদের শ্রেণিবদ্ধ করতে সক্ষম হবেন।

2. 
   

   
   আপনার উত্পাদনশীলতা শিখর নির্ধারণ করুন। কিছু লোক সকালের সময় আরও সক্রিয় থাকে অন্যরা দুপুরের খাবারের পরে আরও কার্যকর। আপনার জন্য যা ভাল সময়, সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ এবং জটিল কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য এর সদ্ব্যবহার করুন।

3. 
   

   
   আপনার কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিন. কাগজ বা ডিজিটাল আকারে ডায়েরি করার অভ্যাসটি গ্রহণ করুন। রাতে যাওয়ার আগে বা সকালে পৌঁছানোর আগে, সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ ক্রিয়াকলাপ চিহ্নিত করুন: অল্প সময়ের মধ্যে প্রতিবেদন করা, অ্যাপয়েন্টমেন্টের প্রস্তুতি ... এটি আপনাকে কোনও ছড়িয়ে না দিয়ে প্রতিটি কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং শক্তি দেওয়ার অনুমতি দেবে। তবুও, পরিস্থিতির পরিবর্তনের ক্ষেত্রে নতুন প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করতে যথেষ্ট নমনীয় থাকুন। যদি আপনি কোনও কাজের আপেক্ষিক গুরুত্ব সম্পর্কে নিশ্চিত না হন তবে বিশদ বিবরণের জন্য আপনার সহযোগী বা সুপারভাইজারকে জিজ্ঞাসা করুন।

4. 
   

   
   
   
   দ্রুত ছোট ছোট কাজগুলি প্রেরণ করুন। অগ্রাধিকার দেওয়ার অর্থ ব্যয় হয় না! অন্য কথায়, যদি আপনার গুরুত্বহীন তবে সহজেই অর্জনযোগ্য কাজ হয় তবে সেগুলি রাতারাতি ফেলে রাখবেন না। এই ছোট ক্রিয়াকলাপগুলির যত তাড়াতাড়ি সম্ভব যত্ন নিন যাতে আপনি সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলিতে ফোকাস করতে পারেন।

5. 
   

   
   আপনার কর্মক্ষেত্রটি সংগঠিত করুন। আপনার একটি ছোট অফিস বা বাস্তব ঘর আছে, আপনার স্থান অবশ্যই কার্যকর কাজের জন্য উপযুক্ত হতে হবে! একটি অগোছালো ওয়ার্কস্পেস চাপ সৃষ্টি করতে পারে এবং আপনার উত্পাদনশীলতা সীমাবদ্ধ করতে পারে। এটি টয়লেট পাগল হয়ে উঠার কথা নয়! আপনাকে কেবল আপনার ডেস্কটি পরিষ্কার করার অভ্যাস নিতে হবে।
   • আপনার কর্মক্ষেত্র সংরক্ষণ করুন। আপনার অফিসে যে সমস্ত ফাইল এবং আবর্জনা ছড়িয়ে দেয় সেগুলি থেকে মুক্তি পান। বিপরীতে, সাবধানে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি র‌্যাঙ্ক করুন। সুযোগ পাওয়ার সাথে সাথে আপনার ওয়ার্কস্পেসটি সংরক্ষণ করুন এবং পরিষ্কার করুন: ক্রিয়াকলাপের সময়কালের মধ্যে, বিরতিতে, দুটি কাজের মধ্যে ...
   • আপনি যেতে হিসাবে পরিষ্কার। এইভাবে, আপনি আপনার ডেস্কে কাগজপত্র বা খাবারের স্ক্র্যাপগুলি সংগ্রহ করা এড়াতে পারেন।
   • আপনার আঙ্গুলের জিনিসগুলিতে রাখুন: ফোন, কলম, কাগজ প্যাড ... যতটা সম্ভব কার্যকরী করার জন্য আপনার কর্মক্ষেত্রটি সংগঠিত করুন।

6. 
   

   
   
   
   আপনার দিন পরিকল্পনা করুন. কার্যকরভাবে সংগঠিত করার জন্য, আপনাকে আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলির সময়সূচী তৈরি করতে হবে, তবে আপনার অন্যান্য ইমেলগুলি যেমন আপনার ইমেল পড়া, প্রতিবেদন লেখার মতো কাজগুলি ... উদাহরণস্বরূপ, আপনি সপ্তাহের অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলির এক বা দুটি দিন ব্যয় করতে পারেন আপনি এবং সপ্তাহের বাকি আপনার অন্যান্য কাজগুলিতে to খালি পিরিয়ডগুলি কোনও মূল্যে পূরণ করার চেষ্টা করবেন না। কম অবিলম্বে সমস্যাগুলি শিথিল করার বা চিন্তা করার সুযোগ নিন। স্বল্প ক্রিয়াকলাপের এই সময়গুলি প্রত্যাশার পূর্বাভাসও দিতে পারে।
   • একটি ক্যালেন্ডার বা ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন। আপনি কোনও কাগজের এজেন্ডা, একটি বৈদ্যুতিন ক্যালেন্ডার বা অ্যাপ্লিকেশন পছন্দ করতে পারেন iCalendar হল অথবা গুগল এখন.
   • আপনার ক্রিয়াকলাপ শ্রেণিবদ্ধ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এগুলি (প্রকল্প, ইভেন্ট, সভা, বিরতি ...) বা গুরুত্ব অনুসারে শ্রেণিবদ্ধ করতে পারেন। এমন একটি সিস্টেম চয়ন করুন যা আপনাকে আপনার মূল ক্রিয়াকলাপগুলি এক নজরে দেখতে দেয়।
   • ডিজিটাল সরঞ্জামগুলির ব্যবহারের অনুকূলিতকরণ। উদাহরণস্বরূপ, চেহারা ঠিকানা বই, ক্যালেন্ডার বা করণীয় ক্রিয়াকলাপের তালিকা হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনার পেশাদার জীবন পরিকল্পনা করার জন্য একই সরঞ্জামটি ব্যবহার করে আপনি দক্ষতা অর্জন করতে পারেন।
   • সম্ভব হলে আপনার কিছু কাজ অর্পণ করুন। আপনাকে বরাদ্দকৃত কার্যগুলি সহ কোনও সহকারীকে লোড করা বা সহকর্মীর সাহায্য চাওয়া কঠিন হতে পারে। যাইহোক, এটি আপনাকে আপনার যে ক্রিয়াকলাপগুলি করতে পারে তা পুনরায় ফোকাস করতে এবং আপনার সময় পরিচালনার অনুকূলিত করতে দেয়।

পার্ট 2 ইমেল পরিচালনা করা

1. 
   

   
   যদি সম্ভব হয় তবে আপনার ইমেলটি পড়ার সময়সূচি দিন। কিছু পোস্ট আপনার s এর সাথে একটি স্থায়ী সংযোগের প্রয়োজন হতে পারে। এটি যদি আপনার ক্ষেত্রে না হয় তবে দিনের সময় নির্ধারিত সময় অবধি আপনার ইমেলগুলি পড়বেন না।

2. 
   

   
   আপনার মেলগুলি বাছাই করুন। গুরুত্বপূর্ণ কথোপকথন চিহ্নিত করুন এবং আপনার ইমেলগুলি তাদের উদ্দেশ্য, তাদের প্রেরক অনুযায়ী শ্রেণিবদ্ধ করুন ... প্রদত্ত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন চেহারা (ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার) বা জিমেইল (লেবেল)।
   • গুলি প্রক্রিয়া করার সাথে সাথে মুছে ফেলুন। আপনার প্রয়োজন হতে পারে এমন গুরুত্বপূর্ণ কথোপকথন এবং ইমেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন। একটি খালি বাক্স রাখা, যার সবগুলিই পড়া এবং চিকিত্সা করা হয়েছে, দিনের শেষে এটি একটি স্বস্তি হতে পারে। আপনি যদি এটি থাম্বের নিয়ম করে থাকেন তবে নিশ্চিত হন যে আপনি নিজের ইমেলগুলি প্রসেসিংয়ে তাড়াতাড়ি না।

3. 
   

   
   যোগাযোগের মাধ্যমগুলি অনুকূল করুন। সহকর্মীদের মধ্যে বা অংশীদারদের সাথে, ইমেলের মাধ্যমে কোনও কথোপকথনে নিজেকে সীমাবদ্ধ রাখবেন না। তাত্ক্ষণিক কথোপকথন বা কেবল ফোনটি তাদের গতি এবং মানবিক যোগাযোগের জন্য পছন্দসই সমাধান। তারা আপনার মূল্যবান সময় বাঁচাতে এবং আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করার চাপ বাঁচাতে পারে। এছাড়াও, লেখার চেয়ে মৌখিক কথোপকথনের থ্রেডে তথ্য বিনিময় করা আরও সহজ।

4. 
   

   
   অসময়ে কাজের বাধা সীমাবদ্ধ করুন। দিনের বেলা বিরতি নেওয়া জরুরি। অন্যদিকে, ফোনটির উত্তর দেওয়ার জন্য কোনও কাজের মাঝেই আপনাকে বাধা দেওয়া বা আপনার ডেস্কের পাশ দিয়ে চলে যাওয়া কোনও সহকর্মী আপনার কাজের সময়সূচি ভঙ্গ করে এবং সময় নষ্ট করে। নিজেকে সম্পূর্ণরূপে বিচ্ছিন্ন না করে, আপনার দরজা বন্ধ করতে দ্বিধা করবেন না বা উত্তর ফোনটি উত্তর দেওয়ার মেশিনে ছেড়ে দেবেন না। আপনার কাজটি শেষ হয়ে গেলে, বিভিন্ন অনুরোধের জন্য সাড়া দিন। এটি বলেছিল, অসামান্য বা দুর্গমভাবে উপস্থিত হওয়ার ঝুঁকিতে নিরঙ্কুশ কোনও নিয়ম তৈরি করবেন না!

5. 
   

   
   ব্যবহার করুন ক্লাউড কম্পিউটিং. এই প্রযুক্তিটি দূরবর্তী সার্ভারের মাধ্যমে প্রচুর পরিমাণে তথ্য সঞ্চয় করা সম্ভব করে। সুতরাং এটি সস্তা এবং ডেটা অ্যাক্সেসযোগ্যতার উন্নতি করে। সুতরাং, আপনি যে কোনও ডিভাইস থেকে ইন্টারনেটে অ্যাক্সেস পেয়ে থাকেন তা থেকে কাজ করতে পারেন। The ক্লাউড কম্পিউটিং আপনার কাজের মান এবং আপনার সময় পরিচালনার মান উন্নত করতে পারে কারণ এটি আপনাকে দ্রুত এবং আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে দেয়। এই পরিষেবাটি সাধারণত সংস্থা কর্তৃক প্রদত্ত সাবস্ক্রিপশন হিসাবে উপলব্ধ। আপনার পরিষেবার জন্য এই প্রযুক্তি ব্যবহারের প্রস্তাব দিতে দ্বিধা করবেন না।

6. 
   

   
   অনুসন্ধান ইঞ্জিনগুলির দ্বারা প্রদত্ত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন। আপনার পছন্দসই সাইটগুলিতে ব্যক্তিগত ভিত্তিতে রেকর্ডিং এবং র‌্যাঙ্কিংয়ের অভ্যাস থাকতে পারে। অফিসে একই কাজ করতে দ্বিধা করবেন না, বিশেষত যদি আপনার নিজের কম্পিউটার থাকে। উদাহরণস্বরূপ, কর্পোরেট অংশীদার সাইট বা সাধারণ তথ্য এমন উত্স যা আপনার দ্রুত অ্যাক্সেসের প্রয়োজন।

পার্ট 3 সময় পরিচালনা করুন

1. 
   

   
   একবারে একাধিক কাজ করার চেষ্টা করবেন না। তথ্য এবং যোগাযোগ প্রযুক্তি দ্বারা আধ্যাত্মিক বিশ্বে, কর্মচারীরা সর্বদা উপলব্ধ থাকবেন এবং একই সাথে সমস্ত অনুরোধের জবাব দেবেন বলে আশা করা হচ্ছে। সমস্ত বিশেষজ্ঞরা এই ঘটনাটি বলতে আগ্রহী মাল্টিটাস্কিং নেতৃত্ব, উপস্থিতির বিপরীতে, সময় এবং কাজের মানের ক্ষতি। যখন আমাদের মস্তিষ্ক তথ্য দিয়ে স্যাচুরেটেড হয়, তখন সমস্ত কিছু বিশ্লেষণ করার সময় হয় না। সুতরাং, একই সাথে বেশ কয়েকটি কার্য সম্পাদন করা স্ট্রেস বাড়ায় এবং বিশ্লেষণ এবং মনোনিবেশ করার ক্ষমতা হ্রাস করে। এটি একবারে একটি সমস্যা সমাধান করা আরও বোধগম্য করে।

2. 
   

   
   আপনার নিজস্ব সময়সূচী তৈরি করুন। নির্দিষ্ট এজেন্ডা (সভা, অনুষ্ঠান, সভা ...) স্থাপনের বাইরে আপনার দিনের একটি সাধারণ সময়সূচী রাখা ভাল। এটি আপনাকে ক্রিয়াকলাপ এবং বিশ্রামের সময়সীমার পূর্বাভাস দেওয়ার অনুমতি দেবে।
   • কিছু ক্রিয়াকলাপ, যেমন কোনও প্রকল্প সম্পর্কে চিন্তা করা বা ক্লায়েন্টের ফাইল অধ্যয়ন করার জন্য ঘনত্ব এবং বিশ্লেষণ প্রয়োজন। আপনার দক্ষতা উন্নত করতে, এই ধরণের কার্যকলাপে ব্যয় করার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় পরিকল্পনা করুন time আপনি যদি ফাইল বা প্রকল্পগুলি স্থানান্তর করেন তবে আপনার বৌদ্ধিক ক্ষমতা হ্রাস পেতে পারে, আপনাকে কম দক্ষ করে তুলবে। একইভাবে, মেল বা রিপোর্ট পড়ার মতো আরও ক্লান্তিকর কাজগুলি অবশ্যই সময় সীমিত করতে হবে। অন্যথায়, আপনি বিরক্ত বোধ করতে পারেন এবং কার্যকলাপে বিলম্ব বা বিলম্ব করতে পারেন।
   • কিছু ক্রিয়াকলাপের জন্য অতিরিক্ত সময় দেওয়ার অনুমতি দিন। প্রকৃতপক্ষে, সভা বা অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নিতে পারে। আপনার অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে, আপনার সময়সূচিতে ইভেন্টের ঘোষিত সময়ের চেয়ে বড় সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করুন।

3. 
   

   
   আপনি একটি অ্যালার্ম ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে একটি ইভেন্টের স্মরণ করিয়ে দিতে পারে, কোনও কার্য সমাপ্তির জন্য বরাদ্দকৃত সময়ের শেষের সংকেত দেয় বা কেবল আপনাকে কাজের তাল দেয়। তবে এটি অপ্রত্যাশিতভাবে বাজানো এড়ান, কারণ এটি আপনাকে আরও দক্ষ না করেই চাপ দিতে পারে।

4. 
   

   
   কোনও বৈধ কারণ ছাড়াই আপনার কাজগুলি পরিচালনা করবেন না। লেন্নুই, ক্লান্তি, অফিস ছাড়ার ইচ্ছা ... কোনও কার্যকলাপ স্থগিত করার সমস্ত খারাপ কারণ। বিলম্ব করা সময় এবং দক্ষতার একটি আসল অপচয় waste তবে আপনাকে অবশ্যই নমনীয় থাকতে হবে। যদি কোনও অপ্রত্যাশিত ঘটনা ঘটে (শেষ মুহুর্তের বৈঠক, একটি জরুরি ফাইলের সংশোধন ...), আপনার কী করতে হবে তা নোট করুন এবং পরে আপনার ক্রিয়াকলাপ পুনরায় শুরু করুন। আপনি বিকল্প সমাধানও সেট আপ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও সভায় যেতে না পারেন তবে একটি সম্মেলন কল সেট আপ করার চেষ্টা করুন।

পার্ট 4 শারীরিক এবং মানসিক স্বাস্থ্য বজায় রাখা

1. 
   

   
   বিরতি নিন। নিবন্ধে উল্লিখিত হিসাবে, শারীরিক এবং বৌদ্ধিক বিশ্রামের সময়কালের পরিকল্পনা করা আবশ্যক। প্রকৃতপক্ষে, সকালে আমাদের যা করার সময় ছিল না তা করার জন্য বিকেলে বিরতি নেওয়া অযথা। বিরতি আপনাকে একটি পদক্ষেপ ফিরে নিতে, সম্পন্ন কাজের প্রশংসা করতে এবং সহকর্মীদের সাথে বিনিময় করতে দেয়। তদতিরিক্ত, এটি উত্পাদনশীলতার আরও সুসংহত ও উন্নতি করতে সহায়তা করে। যদি আপনি কাজের দ্বারা অভিভূত হন তবে আপনার ক্যালেন্ডারে বিরতি সময়টি প্রবেশ করুন যাতে আপনি এটি ভুলে যাবেন না। প্রয়োজনে অ্যালার্মের পরিকল্পনা করুন।

2. 
   

   
   পর্যাপ্ত ঘুম পান. ঘুমের উপকারগুলি সর্বদা স্বীকৃত হয়েছে। তবুও অনেক শ্রমিক পর্যাপ্ত ঘুমায় না। সাত বা আট ঘন্টা ভাল রাতে ঘুম পেতে একটি রুটিন সেট আপ করুন।

3. 
   

   
   নিজেকে আপনার সহকর্মীদের সাথে তুলনা করবেন না। প্রত্যেকের একটি বিশেষ ভূমিকা থাকে যা সে আলাদাভাবে ধরা পড়ে। কোনও সহকর্মীর জন্য কার্যকর একটি সংগঠন পদ্ধতি অগত্যা আপনার জন্য হবে না। আপনি সেরা অনুশীলনগুলি নিয়ে আলোচনা করতে পারেন, তবে আপনার নিজের সিস্টেমটি খুঁজে নেওয়া দরকার।

4. 
   

   
   সংগঠন একটি সময় সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। আপনি সংস্থায় কাজ করার সাথে সাথে আপনার সময়সূচী স্থাপন করা হবে। আপনার মূলসূচিটি কোনও মূল্যে অনুসরণ করার চেষ্টা করবেন না এবং নমনীয় হন। একটি সাধারণ সংস্থা (সুশৃঙ্খল অফিস, কাজ এবং বিরতির মধ্যে সময়ের বিতরণ ...) দিয়ে শুরু করুন এবং তারপরে ধীরে ধীরে এটি পরিমার্জন করুন।