লেখক:
Monica Porter
সৃষ্টির তারিখ:
19 মার্চ 2021
আপডেটের তারিখ:
15 মে 2024
কন্টেন্ট
- পর্যায়ে
- পর্ব 1 ভাষা এবং ফর্ম্যাট পছন্দগুলি তৈরি করা
- পার্ট 2 আপনার পেশাদার মেমো লিখতে প্রস্তুত হচ্ছেন
- পার্ট 3 আপনার পেশাদার মেমো লিখুন
একটি স্মারকলিপি, যা মেমো নামেও পরিচিত, এটি একটি নথি যা সাধারণত সহকর্মীদের বা বিভাগের সদস্যদের সাথে যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি বহিরাগতদের জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনার গ্রাহক বা সহযোগীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে এই মেমোটি পেশাদার, পরিষ্কার এবং এটি আপনার পেশার মানগুলিতে লেগে আছে।
পর্যায়ে
পর্ব 1 ভাষা এবং ফর্ম্যাট পছন্দগুলি তৈরি করা
-
যে ভাষা খুব নৈমিত্তিক তা ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। সাধারণভাবে, পেশাদার থাকার সময় আপনার ভাষা অবশ্যই সোজাসাপ্টা এবং সহজ হতে হবে। আপনার খুব পরিচিত কোনও স্বর নেওয়া এড়ানো উচিত।- উদাহরণস্বরূপ, "হাই! কঠিন, সোমবার শক্ত, তাই না? ঠিক আছে, আমি আপনার সাথে একটি ফাইলের একটি বড় সমস্যা সম্পর্কে কথা বলতে চেয়েছিলাম। "
- বরং বিষয়টি সরাসরি কেন্দ্রে প্রবেশ করুন: "আমি প্রকল্প জেড এর অগ্রগতি সম্পর্কে সবাইকে অবহিত করতে লিখছি" "
-
সংবেদনশীল ভাষা ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। লেখার সময় একটি নিরপেক্ষ স্বর গ্রহণ করার চেষ্টা করা এবং আবেগগতভাবে চার্জযুক্ত বর্ণবাদী ক্ষেত্রটি ব্যবহার করা এড়ানো ভাল। আপনার অনুরোধগুলি সমর্থন করে এমন তথ্য ও প্রমাণ বলার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন।- উদাহরণস্বরূপ, "আমি মনে করি শুক্রবারে যদি আমাদের নৈমিত্তিক পোশাক পরার অধিকার থাকে তবে আমরা সকলেই অনেক বেশি খুশি হব। "
- পরিবর্তে, এমন কিছু গবেষণা আছে কিনা তা দেখার জন্য যা গবেষণায় বলা হয়েছে যে কর্মচারী মনোবল উন্নতি করে যখন তারা তাদের পোশাক বেছে নেওয়ার ক্ষেত্রে আরও স্বায়ত্তশাসন তৈরি করে এবং আপনার মেমোতে তাদের উদ্ধৃত করে।
-
সতর্কতা বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। আপনি যখন কোনও প্রমাণ বা কোনও উত্স উদ্ধৃত করতে চলেছেন, এমন ভাষা ব্যবহার করার বিষয়ে নিশ্চিত হন যা আপনি কী করছেন তা পাঠককে অবহিত করে।- উদাহরণস্বরূপ, নিম্নলিখিতগুলি বর্ণনা করার চেষ্টা করুন: "আমাদের গবেষণা অনুসারে, ..." বা "প্রকৃতি সুরক্ষা সংস্থার দ্বারা পরিচালিত অধ্যয়নগুলি ইঙ্গিত করে যে ..."।
-
উপযুক্ত ফন্ট চয়ন করুন। আপনার মেমোটি পড়া সহজ হওয়া উচিত, তাই আপনার খুব ছোট একটি ফন্ট ব্যবহার করা উচিত। 11 এবং 12 হরফ স্ট্যান্ডার্ড।- আপনার টাইমস নিউ রোমানের মতো একটি সাধারণ ফন্টও চয়ন করা উচিত। কমিক সানসের মতো "মজার" ফন্টের সাথে খেলার সময় এই নয় (আপনি যদি এটিকে চয়ন করেন তবে আমরা আপনাকে মজা করব!)।
-
স্ট্যান্ডার্ড মার্জিন ব্যবহার করুন। 2.5 সেমি এর একটি মার্জিন পেশাদার মেমোগুলির আদর্শ, যদিও কিছু ই-প্রসেসিং সফ্টওয়্যার মাঝে মাঝে কিছুটা বড় মার্জিনের (যেমন 3 সেমি) প্রিম-ফর্ম্যাটযুক্ত মেমোগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে। -
একক ব্যবধান ব্যবহার করুন। সাধারণত, পেশাদার মেমোগুলি দ্বিগুণ ব্যবধানে থাকে না। আপনার পৃষ্ঠাটি সংখ্যা নির্ধারণ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য, অনুচ্ছেদ বা অংশগুলির মধ্যে একটি স্থান রেখে একা-ফাঁক করা বিবেচনা করুন।- আপনার অনুচ্ছেদে সাধারণত কোনও অনুচ্ছেদ স্থাপন করা প্রয়োজন হয় না।
পার্ট 2 আপনার পেশাদার মেমো লিখতে প্রস্তুত হচ্ছেন
-
আপনি কোনও মেমো প্রেরণ করতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন। যদি আপনাকে আপনার দলটির বেশ কয়েকটি লোককে কোনও বড় বিষয় সম্পর্কে বলতে হয় তবে একটি মেমো প্রেরণা একটি দুর্দান্ত ধারণা। এমনকি আপনি যদি কেবলমাত্র একজনের সাথে যোগাযোগ করেন তবে আপনি সেটিকে পাঠাতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার চিঠিপত্রের লিখিত রেকর্ড চান বা চান।- তবে কিছু ক্ষেত্রে, সরাসরি তাদের কাছে নিজেকে সম্বোধন করা আরও কার্যকর হবে।
- এছাড়াও, কিছু তথ্য মেমোতে রেকর্ড করা খুব সংবেদনশীল হতে পারে।
-
আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন। আপনার মেমোর সামগ্রী এবং সংগঠনটি আপনার নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে। বেশিরভাগ মেমো নিম্নলিখিত কারণে রচিত হয়।- কোনও ধারণা বা সমাধানের প্রস্তাব দেওয়া। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ভাবেন যে কীভাবে সময়ের উদ্বেগগুলি ঠিক করতে হয় তবে আপনি নিজের ধারণাগুলি একটি মেমোতে লিখে আপনার উর্ধতনদের কাছে প্রেরণ করতে পারেন।
- কাজ বরাদ্দ করা। উদাহরণস্বরূপ, কোনও মেমো প্রেরণ একটি সম্মেলনের জন্য দায়িত্ব অর্পণ করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে যা আপনার বিভাগ শীঘ্রই অনুষ্ঠিত হবে।
- একটি রিপোর্ট করা। আপনি সাম্প্রতিক ইভেন্টে সহকর্মীদের আপডেট করতে, একটি প্রকল্প আপডেট করতে, অগ্রগতি প্রতিবেদন করতে বা একটি গবেষণায় নতুন আইটেমগুলি প্রতিবেদন করতে মেমো পাঠাতে পারেন।
-
আপনার বিষয় সীমাবদ্ধ। আপনি অনেক প্রকল্প জাগ্রত হতে পারেন এবং সহকর্মী, সুপারভাইজার বা আপনি বর্তমানে যে সমস্ত কাজ করছেন তার ক্লায়েন্টদের অবহিত করতে একটি মেমো প্রেরণায় প্ররোচিত হন। মনে রাখবেন যে পেশাদার মেমোগুলিতে কেবল একটি সমস্যার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা উচিত।- এগুলি অবশ্যই সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং ব্যস্ত ব্যক্তিদের দ্বারা দ্রুত পড়তে সহজ হতে হবে। সুতরাং, তথ্য অবহেলা করা উচিত নয়। কোনও বিষয়ে মেমোটিতে ফোকাস করা আপনার বার্তাটি গ্রহণ ও বোধগম্য তা নিশ্চিত করবে।
-
আপনার শ্রোতা সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনার পেশাদার মেমোর বিষয়বস্তু, স্টাইল এবং স্বনগুলি সমস্তই অভিযুক্ত শ্রোতাদের দ্বারা প্রভাবিত হবে, সুতরাং কে এই মেমোটি পাবেন সে সম্পর্কে সাবধানতার সাথে ভাবুন।- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি অফিসের লোকদের জন্য একটি সারপ্রাইজ পার্টি সম্পর্কে কথা বলতে আপনার সহকর্মীদের কাছে লিখেন বা আপনি যদি একাধিক-মাসের অধ্যয়নের ফলাফল সম্পর্কে আপনার সুপারভাইজারকে লিখেন তবে আপনি বিভিন্ন ধরণের মেমো লিখবেন।
পার্ট 3 আপনার পেশাদার মেমো লিখুন
-
আপনার মেমো নাম দিন। বিভিন্ন ধরণের পেশাদার মিল রয়েছে। একটি মেমোটির স্বাভাবিক অনুশীলন হল এর নামটি স্পষ্টভাবে বলা।- উদাহরণস্বরূপ, পৃষ্ঠার শীর্ষে "মেমো" বা "মেমো" টাইপ করুন।
- আপনি শিরোনামটি কেন্দ্র করে রাখতে চান বা এটি বামে ন্যায়সঙ্গত করতে চান কিনা তা দেখার বিষয় up সাধারণভাবে, প্রাপ্ত মেমোগুলি পরীক্ষা করা হয় এবং ফর্ম্যাটটি অনুলিপি করা হয়।
-
আপনার মেমো শিরোনাম লিখুন। প্রথম অংশে চারটি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপে প্রতিটি উপাদান সম্পর্কে আরও বিশদ পাবেন।- নিরীক্ষণ: আপনার মেমোটি গ্রহণ করবে এমন ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম সরবরাহ করে।
- ডিই: আপনার পুরো নাম এবং শিরোনাম সরবরাহ করে।
- তারিখ: সম্পূর্ণ এবং সঠিক তারিখ সরবরাহ করে। বছর অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
- লবজেট: আপনার মেমোটি যে বিষয়ে রয়েছে তার একটি সংক্ষিপ্ত তবে সঠিক বিবরণ সরবরাহ করে।
- দ্রষ্টব্য যে "রে:" বা "আরই:" এর সাথে সাবজেক্টের রেখাটিও নির্দেশ করা প্রথাগত। এগুলি অ্যাংলো-স্যাকসনের সংক্ষিপ্ত বিবরণ "সম্পর্কিত", অর্থাৎ "সম্পর্কে", "সম্পর্কে" বা "সম্পর্কিত" সম্পর্কিত।
-
নিখুঁততা সহ আপনার প্রাপকদের তালিকা চয়ন করুন। নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি প্রত্যেককেই অন্তর্ভুক্ত করেছেন be আপনার মেমো বিতরণ সীমাবদ্ধ করুন।- অল্প কিছু লোক যদি উদ্বিগ্ন থাকে তবে পুরো পরিষেবাতে একটি মেমো প্রেরণ করা অযাচিত।
- লোকেরা টন মেমোতে দ্রুত অভিভূত হবে এবং এগুলি উপেক্ষা করবে বা মনোযোগ সহকারে পড়বে না।
-
আপনার প্রাপকদের জন্য উপযুক্ত নাম এবং শিরোনাম ব্যবহার করুন। এমনকি যদি আপনার বস এবং আপনি নিজের নাম নিজের নামে রাখেন তবে আপনার চিঠিপত্রটি আরও আনুষ্ঠানিক থেকে যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন তাকে হলওয়েতে অতিক্রম করেছেন তখন আপনি তাকে "নাদিন" বলতে পারেন, তবে, আপনার মেমোর অংশ হিসাবে, তাকে "মিসেস মার্টিন" বা "ড। মার্টিন" বলে ডাকে।- সমস্ত প্রাপক সম্পর্কে তথ্য পূরণ করার সময় ভুলবেন না: পুরো নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত।
-
আপনি যাদের বাহ্যিক মেমো প্রেরণ করেন তাদের সঠিক শিরোনামগুলি সন্ধান করুন। আপনি যদি আপনার অফিসের বাইরের কাউকে মেমো প্রেরণ করছেন তবে তাদের সাথে কীভাবে কথা বলবেন তাও জানা গুরুত্বপূর্ণ। তার প্রোফাইলটি গবেষণা করার জন্য সময় নিন: এই তথ্য সম্ভবত তাঁর সংস্থার ওয়েবসাইটে উপলব্ধ।- উদাহরণস্বরূপ, তিনি কি ডক্টরেট করেন? যদি তা হয় তবে এটিকে ডাঃ এক্স হিসাবে উল্লেখ করা ভাল ধারণা হবে।
- তার উপাধি কী? উদাহরণস্বরূপ, এটি কোন সহ-রাষ্ট্রপতি বা ডিন? যদি তা হয় তবে আপনার মেমোতে এটিকে অবশ্যই উল্লেখ করুন।
-
সাবধানে অবজেক্টটি লিখুন। আপনার অবশ্যই নিশ্চিত হওয়া উচিত যে এই লাইনটি স্বল্প হলেও স্বচ্ছ এবং খুব সাধারণ নয়।- উদাহরণস্বরূপ, "নতুন চুক্তি" বরং অস্পষ্ট এবং কেউ যদি কয়েক সপ্তাহ পিছনে ফাইলে ফাইলে অনুসন্ধান করে তবে আপনার মেমো খুঁজে পাওয়া সম্ভবত মুশকিল।
- "গ্রাহক বেস সম্প্রসারণের জন্য স্টাডি রিপোর্ট" আরও ভাল হবে।
-
শুভেচ্ছা বাদ দিতে ভুলবেন না আপনি "প্রিয় মিসেস ডুপান্ট" বা "প্রিয় সহকর্মী" এর মতো কোনও শুভেচ্ছার সাথে আপনার বক্তব্য উপস্থাপন করতে চান কিনা তা দেখার বিষয়। এটি বলেছিল, মনে রাখবেন যে এই শুভেচ্ছাগুলি প্রয়োজনীয় নয়।- এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য দ্রুত এবং কার্যকর যোগাযোগের সরঞ্জাম হিসাবে বোঝানো হয়েছে এবং যারা আপনার মেমোটি গ্রহণ করেন তাদের অবশ্যই এটি কোথা থেকে আসছে তা অবশ্যই স্পষ্টভাবে জানতে হবে।
-
আপনার মেমো প্রথম অংশ লিখুন। আপনি কেন একটি মেমো লিখছেন এবং প্রেরণ করছেন তা স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করুন।- উদাহরণস্বরূপ, "আমি লিখছি কারণ ..."। প্রবর্তকরা মেমোতে প্রাপকরা কী খুঁজে পাবেন তার একটি সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনা সরবরাহ করা উচিত।
-
ভূমিকা অংশ সংক্ষিপ্ত করুন। প্রথম অংশে সমস্ত বিবরণ এবং / বা প্রমাণ দেওয়ার মতো নয়।- এটি সংক্ষিপ্ত করুন: কয়েকটি বাক্য বা একটি ছোট অনুচ্ছেদে যথেষ্ট হবে।
-
আপনার মেমোর বডি সংগঠনের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন। প্রবর্তনের পরে, একটি পেশাদার মেমোতে উপসংহারের আগে দুই থেকে চারটি অতিরিক্ত অনুচ্ছেদ থাকে। বিষয়বস্তু এবং সংস্থাটি আপনার বিষয়ের উপর নির্ভর করে।- উদাহরণস্বরূপ, আপনি শরীরের তথ্যকে গুরুত্বের সাথে সাজানোর জন্য বেছে নিতে পারেন। অন্যথায়, আপনি যদি কোনও প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করেন তবে আপনি সেই প্রক্রিয়াটির বিভিন্ন ধাপের সাথে মেলে আপনার মেমোর দেহের অংশগুলি ভাগ করবেন।
-
আপনি সাবটাইটেল এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন। আপনার পেশাদার মেমোতে অবশ্যই পরিষ্কার অংশ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এটি ভাগ করা সাধারণ বিষয় যাতে প্রাপকরা সহজেই তথ্য পড়তে এবং হজম করতে পারে। আপনি আপনার সাব-বিভাগগুলিকে একটি শিরোনাম দিয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি সন্ধান করতে তাদের সহায়তা করতে পারেন। -
সুনির্দিষ্ট সাবটাইটেল লিখুন। প্রতিটি সাব-পার্টের লক্ষ্যটি আপনার দর্শকদের কাছে পরিষ্কার হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।- উদাহরণস্বরূপ, আপনার পরিষেবার ভবিষ্যতের পদক্ষেপের বিষয়ে লেখার সময় আপনি সমস্ত উপ-বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন: "আমাদের দিকনির্দেশনার জন্য নতুন ঠিকানা", "পরিষেবাটি সরানোর জন্য গুরুত্বপূর্ণ দিকনির্দেশ" এবং "পরিষেবাটি সরানোর জন্য ক্যালেন্ডার"।
-
প্রতিটি অনুচ্ছেদে বডিতে থিম বাক্য যুক্ত করুন। প্রতিটি উপ-বিভাগ বা অনুচ্ছেদের প্রথম বাক্যটি অবশ্যই সেই অংশের মূল ধারণাটি নির্দেশ করবে।- পৃথক অনুচ্ছেদ বা আপনার মেমো অংশগুলি একটি ধারণার উপর ফোকাস করা উচিত।
-
ড্যাশগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না। আপনি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলিতে জোর দিতে চাইলে ড্যাশগুলি ব্যবহার করা বা তালিকা তৈরি করা কার্যকর মনে হতে পারে। এটি আপনার পাঠকদের দ্রুত এবং আরও দক্ষতার সাথে আপনার মেমো ব্রাউজ করতে সহায়তা করতে পারে। -
সংক্ষিপ্ত থাকুন। সাধারণত, একটি পেশাদার মেমো দুটি পৃষ্ঠার বেশি হওয়া উচিত নয়।- এই স্ট্যান্ডার্ড সীমাটি এমন একটি দস্তাবেজের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যা প্রতিটি অংশের মধ্যে ফাঁকা স্থান সহ একক শীর্ষস্থানীয় স্পেস অন্তর্ভুক্ত করে।
-
আপনার যদি সংক্ষিপ্তসার অনুচ্ছেদের দরকার হয় তা স্থির করুন। সাধারণভাবে, আপনি আপনার মেমোতে যা লিখেছেন তা সংক্ষিপ্ত করতে হবে না, বিশেষত যদি আপনি এটি কোনও একক পৃষ্ঠায় হ্রাস করার চেষ্টা করেছিলেন।- তবে, আপনি হাইলাইট করা তথ্যগুলি যদি জটিল হয় বা আপনি স্বাভাবিক মেমো থেকে আরও দীর্ঘ সময় প্রেরণ করেছেন, তবে মূল পয়েন্টগুলি সংক্ষেপে সংক্ষিপ্ত করতে সহায়ক হতে পারে।
-
একটি উপসংহার অন্তর্ভুক্ত করুন। এমনকি যদি আপনি মনে করেন যে আপনার মেমো সংক্ষিপ্ত করা প্রয়োজন হয় না, তবুও আপনাকে এটি শেষ করতে হবে। নিম্নলিখিত সম্পর্কে চিন্তা করুন:- মেমো থেকে আমার কী মনে রাখা উচিত? প্রাপকদের কিছু করা উচিত? তাদের একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে সাড়া দেওয়া উচিত? যদি তাই হয়, তাই পরিষ্কারভাবে বলতে।
- যদি তাদের কিছু করার থাকে না, তবে একটি ছোট সমাপ্ত বাক্য অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন "আমি আরও তথ্যের জন্য আপনার কাছে রয়েছি" বা "আপনার যদি প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকে তবে আমাকে জানান" as
-
আপনি চান সাইন করুন। সাধারণত, মেমো শেষে আপনার সম্পূর্ণ নাম বা স্বাক্ষর যুক্ত করার প্রয়োজন হয় না। মনে রাখবেন যে আপনার সহকর্মীদের উদাহরণ অনুসরণ করা আরও নিরাপদ।- যদি তারা আনুষ্ঠানিকভাবে স্বাক্ষর করে (উদাহরণস্বরূপ, "আন্তরিকভাবে, মিসেস স্মিথ"), একই কাজ করুন।
- এমনকি আপনি স্বাক্ষরটি এড়িয়ে গেলেও আপনি ডকুমেন্টের শেষে আপনার আদ্যক্ষর যুক্ত করতে পারেন।
-
সম্ভাব্য সংযুক্তি সম্পর্কে একটি নোট তৈরি করুন। আপনি যদি আপনার মেমোতে সংযুক্তিগুলি যুক্ত করেন, যেমন টেবিল, চার্ট, বা প্রতিবেদনগুলি, মেমোটির শেষে অবশ্যই সেগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন। উদাহরণস্বরূপ, "সংযুক্ত: সারণী 1"।- আপনার মেমোর শরীরে সংযুক্তিগুলিও উল্লেখ করা উচিত।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ভবিষ্যতে অফিসের পদক্ষেপের বিষয়ে আপনার কর্মচারীদের অবহিত করতে লিখতে থাকেন তবে আপনার এমন কিছু লেখা উচিত, "আমরা এই পদক্ষেপটি মাসের শেষের মধ্যে শেষ করতে চাই। তফসিলের আরও তথ্যের জন্য সংযুক্ত টেবিল 1 দেখুন। "
-
আপনার মেমো সাবধানে পর্যালোচনা করুন। এটি প্রেরণের আগে অবশ্যই এটি পুনরায় পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পড়তে ভুলবেন না। আপনার বাক্যগুলি ব্যাকরণগতভাবে সঠিক, কোনও বানান বা বিরামচিহ্ন নেই এবং সামগ্রীটি বোধগম্য হয়েছে তা পরীক্ষা করে দেখুন।- শিপিং জরুরি না হলে বিলম্ব বিবেচনা করুন। আপনি যদি এটি এক ঘন্টা পরে পড়েন তবে আপনি ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে পারেন যা আপনি প্রথমবার দেখেন নি।
- যদি আপনার মেমোতে সংবেদনশীল তথ্য থাকে তবে কে এটি পর্যালোচনা করতে পারে এবং এটির সাথে একমত হতে পারে তা জানতে আপনার কোম্পানির নীতিমালার পরামর্শ নিন।
