কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 চিঠি শুরু করুন
• পার্ট 2 চিঠির বডি লিখুন
• পার্ট 3 চিঠি শেষ
• পার্ট 4 চিঠিটি সম্পূর্ণ

এই নিবন্ধে: চিঠিটি শুরু করুনপৃষ্ঠীর শরীরে হ্রাস করুন চিঠিটি পূরণ করুন চিঠিটি 14 সন্ধান করুন ferences

আপনার কি বাণিজ্যিক চিঠি লেখার দরকার আছে? সাধারণভাবে, এই ধরণের চিঠিগুলি একটি সুপরিচিত এবং সহজে প্রয়োগযোগ্য কাঠামো অনুসরণ করে যা বিভিন্ন সামগ্রীর সাথে খাপ খায়। একটি ব্যবসায়িক চিঠি সর্বদা তারিখের হতে হবে। এছাড়াও, এতে প্রেরক এবং গ্রহীতা সম্পর্কে কয়েকটি অনুচ্ছেদ এবং তথ্য থাকা উচিত। আপনার নিজের প্রতিষ্ঠানের দ্বারা নির্ধারিত মানগুলি মেনে চলার জন্য আপনার নিজের লিখুন এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলি করুন।

পর্যায়ে

পর্ব 1 চিঠি শুরু করুন

1. 
   

   
   বিন্যাসের সাথে নিজেকে পরিচিত করুন। আপনার চিঠির বিষয়বস্তু যাই থাকুক না কেন, আপনাকে অবশ্যই উপস্থাপনের কিছু নিয়ম প্রয়োগ করতে হবে। বাণিজ্যিক অক্ষর অবশ্যই টাইপ করতে হবে। "আরিয়াল" বা "টাইমস নিউ রোমান" এর মতো একটি সাধারণ টাইপফেস ব্যবহার করুন। যদি সম্ভব হয় তবে প্যাডযুক্ত অনুচ্ছেদের জন্য বেছে নিন, যা দু'বার কী দিয়ে আঘাত করে প্রতিটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করার সমতুল্য। প্রবেশ এবং প্রবৃত্তি না।
   • চারদিকে 2.5 সেমি একটি মার্জিন ছেড়ে দিন।
   • একটি সাধারণ ফন্ট ব্যবহার করে একটি ডিজিটাল ব্যবসায়িক চিঠি তৈরি করা আবশ্যক। কোনও পেশাদার ইমেলটিতে, কালো এবং সাদা বাদে অন্যায় অভিশাপ বা ই রঙ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।

2. 
   

   
   একটি উপযুক্ত কাগজ চয়ন করুন। ই অবশ্যই একটি এ 4 আকারের শীটে মুদ্রিত করা উচিত। আপনি যদি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে থাকেন তবে চিঠি আকারের কাগজ ব্যবহার করুন যা 216 মিমি × 279 মিমি বা 8.5 "× 11" হয়। কিছু বড় চুক্তি আইনী আকারের শীটে (216 মিমি × 356 মিমি) মুদ্রিত হতে পারে।
   • আপনি যদি এটি পাঠানোর জন্য কোনও চিঠি মুদ্রণ করেন তবে সংস্থার মাথা বহনকারী কাগজটি ব্যবহারের বিষয়টি বিবেচনা করুন। এটি আপনার চিঠিকে অফিসিয়াল স্পর্শ দেবে কারণ পাঠক আপনার সংস্থার লোগো এবং যোগাযোগের তথ্য দেখতে পাবেন।

3. 
   

   
   
   
   সংস্থা সম্পর্কে তথ্য লিখুন। ঠিকানার প্রতিটি আইটেম আলাদা লাইনে লিখে সংস্থার নাম এবং ঠিকানা লিখুন। আপনি যদি নিজের পক্ষ থেকে কাজ করে থাকেন তবে আপনার নাম সংস্থার নামের জায়গায় বা তারপরে যুক্ত করুন।
   • আপনার কোম্পানির যদি ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত শিরোনাম থাকে তবে আপনি নিজে ডেটা টাইপ না করে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
   • আপনি যদি ঠিকানাটি নিজেরাই প্রবেশ করেন তবে আপনার পছন্দ বা সংস্থার নির্দেশাবলীর উপর নির্ভর করে এটিকে পৃষ্ঠার শীর্ষে বাম বা ডানদিকে ন্যায়সঙ্গত করুন।
   • আপনি বিদেশে চিঠিটি পাঠালে, দেশের নাম মূলধনীতে লিখুন।

4. 
   

   
   তারিখটি ইঙ্গিত করুন। আরও কঠোরতার জন্য, সম্পূর্ণ তারিখটি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ: "এপ্রিল 1, 2012"। ফরাসি ভাষায় উপস্থাপিত একটি চিঠিতে স্থান এবং তারিখটি পৃষ্ঠার উপরের ডানদিকে উপস্থিত হওয়া উচিত।
   • যদি আপনার চিঠিটি লেখা কয়েক দিন স্থায়ী হয় তবে আপনি যে তারিখটি দিয়েছিলেন সেই চিঠিটি শেষ করুন।

5. 
   

   
   
   
   প্রাপক তথ্য যোগ করুন। প্রাপকের পুরো নাম, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে শিরোনাম, ব্যবসায়ের নাম এবং ঠিকানা লিখুন। এই তথ্যটি অবশ্যই প্রতিটি ক্রমের সাথে পৃথক লাইনে উপস্থিত থাকতে হবে appear প্রযোজ্য হলে, একটি রেফারেন্স নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। ফরাসিদের কাছে উপস্থাপিত একটি চিঠিতে, প্রাপক সম্পর্কে তথ্য তারিখের কয়েক লাইনের নীচে ডানদিকে তালিকাবদ্ধ থাকতে হবে।
   • সরাসরি উত্তর পেতে, নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে চিঠিটি সম্বোধন করা বাঞ্ছনীয়। একটু গবেষণা করুন, যদি আপনি প্রাপকের নামটি উপেক্ষা করেন। সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম জানতে সংস্থার সাথে যোগাযোগ করুন।

6. 
   

   
   একটি কলিং ফর্ম চয়ন করুন। এই সূত্রটি প্রাপকের প্রতি আপনার শ্রদ্ধা জানাতে পরিবেশন করে। আপনি আপনার প্রতিবেশী জানেন কি না তার উপর নির্ভর করে আপনি আপনার সূত্রটি চয়ন করবেন। আপনি নিজের সম্পর্কের পরিচিতি বা আনুষ্ঠানিকতার ডিগ্রিও বিবেচনা করবেন। নিম্নলিখিত তালিকার বিকল্পগুলি পরীক্ষা করুন।
   • "কার কাছে ডান:" এই অভিব্যক্তিটি ব্যবহার করুন শুধুমাত্র আপনার চিঠিটি কাকে সম্বোধন করতে হবে তা যদি আপনি ঠিক না জানেন।
   • প্রাপকের সাথে যদি আপনার সম্পর্কটি পৃষ্ঠপোষক হয় তবে কোনও প্রতিকূলতা এড়াতে "স্যার," বা "ম্যাডাম" ব্যবহার করা ভাল।
   • আপনি প্রাপকের শিরোনামটিও নির্দেশ করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ: "মিঃ ডিরেক্টর,"।
   • আপনি যদি প্রাপককে খুব ভাল করে জানেন এবং যদি আপনার প্রতিবেদনগুলি পরিচিত হয় তবে আপনি "আমার প্রিয় সুজান," এর মতো আরও একটি ব্যক্তিগত সূত্র ব্যবহার করতে পারেন।
   • প্রাপকের যৌন সম্পর্কে আপনার যদি সন্দেহ থাকে তবে সূত্রটি ব্যবহার করুন: "মহিলা, ভদ্র মহিলা,"।
   • "যার কাছে এটি ঠিক" এই অভিব্যক্তিটির পরে কল বা কোলন সূত্র (:) এর পরে কমা রাখতে ভুলবেন না।

পার্ট 2 চিঠির বডি লিখুন

1. 
   

   
   একটি উপযুক্ত টোন গ্রহণ করুন। একটি সুপরিচিত উক্তি অনুসারে, সময় অর্থ হয় এবং বেশিরভাগ ব্যবসায়ী তাদের সময় নষ্ট করতে ঘৃণা করেন। সুতরাং, আপনার চিঠিটি একটি সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট সুরে লেখা উচিত। সোজা পয়েন্টে গিয়ে সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদে শুরু করে পড়া সহজ করুন।উদাহরণস্বরূপ, আপনি সর্বদা এই জাতীয় বাক্য দিয়ে শুরু করতে পারেন: "আমি লিখছি ..."।
   • ফুলের রূপান্তর, আড়ম্বরপূর্ণ শব্দ বা দীর্ঘ বাতাসের বাক্যগুলি এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এবং স্পষ্টতই সর্বাধিক প্রাথমিক সন্ধান করুন।
   • একটি বিশ্বাসযোগ্য শৈলী গ্রহণ করুন। সম্ভবত, আপনার লক্ষ্য হ'ল আপনার পাঠককে কিছু করতে প্ররোচিত করা, আপনার দৃষ্টি পরিবর্তন করা, কোনও সমস্যা সংশোধন করা, বিল পরিশোধ করা বা পদক্ষেপ নেওয়া। সুতরাং, দৃ view়তার সাথে আপনার দৃষ্টিভঙ্গি প্রকাশ করুন।

2. 
   

   
   ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করুন বাণিজ্যিক চিঠি ব্যক্তিগত সর্বনামে এটি ব্যবহার করা পুরোপুরি সঠিক আমি, আমাদের এবং আপনি। যখন আপনার নিজের কথা আসে তখন ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করুন আমি। আপনি ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করবেন, আপনি প্রাপক সম্পর্কে কথা বলতে।
   • কোনও প্রতিষ্ঠানের পক্ষে চিঠি লেখার সময় সাবধানতা অবলম্বন করুন। আপনি যদি কোম্পানির দৃষ্টিভঙ্গি উপস্থাপন করেন তবে আপনাকে অবশ্যই ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করতে হবে আমাদের। সুতরাং, পাঠক জানতে পারবেন যে এটি কোম্পানির দৃষ্টিভঙ্গি সম্পর্কে। আপনি যদি নিজের মতামত প্রকাশ করেন তবে ব্যবহার করুন আমি .

3. 
   

   
   পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। আপনার বক্তৃতার প্রসঙ্গে আপনার পাঠককে অবহিতভাবে অবহিত করুন, কারণ তিনি যদি আপনার চিঠি পাথরের জলের মতো পরিষ্কার হয় তবেই তিনি আপনাকে দ্রুত উত্তর দেবেন। বিশেষত, আপনি প্রাপক আপনাকে কিছু দিতে চান বা একটি নির্দিষ্ট দিক নির্দেশনা দিয়ে কাজ করতে চান কিনা তা আপনাকে অবশ্যই দ্ব্যর্থহীনভাবে নির্দেশ করতে হবে। আপনার অবস্থান যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করুন।

4. 
   

   
   সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন। কোনও পরিস্থিতির বর্ণনা দেওয়ার সময় বা কোনও অনুরোধ করার সময়, প্যাসিভ ভয়েসের চেয়ে সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করতে ভুলবেন না। নিষ্ক্রিয় কণ্ঠে প্রকাশ করা হলে আপনার অস্পষ্ট বা নৈর্ব্যক্তিক হওয়ার ঝুঁকি। তদ্ব্যতীত, সক্রিয় ভয়েস সহজ এবং সরাসরি বিন্দুতে যায়। এখানে দুটি উদাহরণ দেওয়া হল।
   • প্যাসিভ উপায়: "আপনার সানগ্লাসগুলি শক্তির কথা মাথায় রেখে ডিজাইন বা তৈরি করা হয়নি। "
   • সক্রিয় উপায়: "আপনার সংস্থা তাদের শক্তির দিকে মনোযোগ না দিয়ে সানগ্লাস ডিজাইন করে এবং উত্পাদন করে। "

5. 
   

   
   প্রয়োজনে শিথিল হন। চিঠিগুলি লোকেরা অন্য ব্যক্তিকে লেখা থাকে। যথাসম্ভব স্ট্যান্ডার্ড অক্ষরগুলি এড়িয়ে চলুন, কারণ আপনি কাউকে একটি স্টেরিওটাইপিকাল চিঠি প্রেরণ করে সম্পর্ক স্থাপন করতে সক্ষম হবেন না। তবে কথোপকথন বা অপবাদ প্রকাশগুলি এড়ান, যেমন "অবশ্যই" বলতে হবে "অবশ্যই" ভর্তি হতে হবে "বা" অর্থ "এর জন্য" অর্থ "। একটি পেশাদার শৈলী রাখুন, কিন্তু বন্ধুত্বপূর্ণ এবং বন্ধুত্বপূর্ণ।
   • আপনি যদি প্রাপককে খুব ভাল করে জানেন তবে আপনার শুভেচ্ছা জানানোর জন্য কোনও ধরনের সূত্র অন্তর্ভুক্ত করা সম্ভব।
   • আপনার ব্যক্তিত্বের যে দিকগুলি আপনি প্রকাশ করবেন তা নির্ধারণ করতে সাধারণ জ্ঞান ব্যবহার করুন। কখনও কখনও সামান্য হাস্যরসটি একটি ব্যবসায়িক সম্পর্ককে আরও সহজ করে তোলে তবে কোনও উপাখ্যানটি বলার আগে সতর্কতা অবলম্বন করুন।

6. 
   

   
   বিনীত হন। আপনি অবশ্যই অভিযোগ বা অভিযোগের চিঠি লিখলেও আপনার হতে হবে। যুক্তিযুক্ত সীমাবদ্ধতার মধ্যে আপনি যা করতে পারেন তা করতে, ঠিকানা এবং অবস্থানের উপযুক্ত অবস্থানের জন্য তাকে প্রস্তাব করুন an
   • উদাহরণস্বরূপ, একটি অসম্পূর্ণ অভিযোগ নিম্নলিখিত হিসাবে লেখা যেতে পারে: "আমি মনে করি আপনার সানগ্লাসগুলি এতটাই দুর্বল যে আমি আর কেনার সিদ্ধান্ত নিই নি। অন্যদিকে, সৌম্য দাবিটি দেখতে এমন হবে: "আমি আপনার সানগ্লাস থেকে হতাশ এবং আমি ভবিষ্যতে অন্যান্য সরবরাহকারীদের সাথে শেয়ার করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। "

7. 
   

   
   ব্যবহার ক দ্বিতীয় পৃষ্ঠা আপনার অতিরিক্ত পৃষ্ঠাগুলির জন্য শিরোনামে। বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষর অবশ্যই একটি পৃষ্ঠায় ফিট করার জন্য যথেষ্ট সংক্ষিপ্ত হতে হবে। তবে যদি আপনার চিঠিটি দীর্ঘ হয় যেমন চুক্তি বা আইনী সিদ্ধান্ত, আপনার অতিরিক্ত পৃষ্ঠাগুলির প্রয়োজন হতে পারে। ব্যবহার ক দ্বিতীয় পৃষ্ঠা প্রথম পৃষ্ঠা হিসাবে একই কাগজ দিয়ে তৈরি শিরোনাম, তবে সাধারণত সংক্ষিপ্ত ঠিকানা দিয়ে।
   • পৃষ্ঠার শীর্ষে দ্বিতীয় এবং পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলিতে পৃষ্ঠা নম্বর লিখুন। আপনি প্রাপকের নাম এবং তারিখও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

8. 
   

   
   সব কিছু বেঁধে দিন। শেষ অনুচ্ছেদে, আপনি চিঠির শিরোনামে যে পয়েন্টগুলি সম্বোধন করেছেন তা সংক্ষিপ্ত করে আপনার ক্রিয়া পরিকল্পনা বা প্রাপকের কাছ থেকে আপনি কী প্রত্যাশা করেছেন তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। যদি আপনার কোনও প্রশ্ন বা ভাব প্রকাশের উদ্বেগ থাকে তবে তিনি আপনার সাথে যোগাযোগ করুন বলে পরামর্শ দিন। বিবেচনাধীন চিঠি বা প্রশ্নের প্রতি তিনি যে মনোযোগ দিয়েছেন তা প্রাপককে ধন্যবাদ জানাই।

পার্ট 3 চিঠি শেষ

1. 
   

   
   সৌজন্য ফর্মটি চয়ন করুন। উপসংহারে, যেমন আবেদন ফর্মগুলির মতো এটি শ্রদ্ধা এবং আনুষ্ঠানিকতা প্রদর্শন করা। নিজেকে ফাঁকি দেওয়ার ঝুঁকি না চালিয়ে আপনি বেছে নিতে পারেন, যেমন একটি সূত্র: "দয়া করে আমার সুনাম বিবেচিত হওয়ার আশ্বাসে (স্যার) বিশ্বাস করুন" বা "আমি আপনাকে অনুরোধ করছি (স্যার) আমার নিবেদিত অনুভূতির প্রকাশটি প্রকাশ করার জন্য।" একইভাবে, এটি যদি কোনও ইমেল হয় তবে "আন্তরিকভাবে," "শ্রদ্ধার সাথে", বা "আন্তরিকভাবে" এর মতো বাক্যাংশগুলি বিবেচনা করুন যা কম আনুষ্ঠানিক তবে গ্রহণযোগ্য।

2. 
   

   
   চিঠিতে স্বাক্ষর করুন। আপনার স্বাক্ষর স্বাক্ষর করার আগে প্রায় চারটি লাইন ঝাঁপুন। স্বাক্ষর করার আগে আপনার চিঠিটি মুদ্রণ করুন। নীল বা কালো কালি ব্যবহার করা ভাল। আপনি যদি ইমেল দ্বারা আপনার চিঠিটি প্রেরণ করেন তবে আপনার স্বাক্ষরটি স্ক্যান করুন এবং ছবিটি চিঠির উপযুক্ত অংশে রেখে দিন।
   • আপনি যদি অন্য কোনও ব্যক্তির পক্ষে চিঠিতে স্বাক্ষর করেন তবে "পি" লিখুন। পি। : Your আপনার স্বাক্ষরের আগে। এটি "প্রক্সি দ্বারা" অভিব্যক্তিটির সংক্ষিপ্তসার, যার অর্থ "এর পরিবর্তে" বা "নামে"।

3. 
   

   
   আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য টাইপ করুন আপনার স্বাক্ষরের অধীনে, আপনার নাম, শিরোনাম, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা বা অন্যান্য প্রযোজ্য যোগাযোগের তথ্য প্রবেশ করুন। প্রতিটি আইটেম একটি স্বাধীন লাইনে লিখুন।

4. 
   

   
   টাইপিস্টের আদ্যক্ষর যুক্ত করুন। চিঠিটি লেখক ব্যতীত অন্য কারও দ্বারা টাইপ করা থাকলে আপনি স্বাক্ষর প্যাডের নিচে সেই ব্যক্তির আদ্যক্ষর যুক্ত করতে পারেন। কখনও কখনও, কিছু সংস্থার চিঠির বিকাশে অংশ নেওয়া লোকদের আরও সহজে খুঁজে পেতে চিঠির লেখকের আদ্যক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত করতে বলে।
   • আপনি যদি টাইপস্টিকের কেবল আদ্যক্ষর খুঁজে পান তবে এগুলি ছোট হাতের অক্ষরে লিখুন, উদাহরণস্বরূপ: এমজে।
   • আপনি যদি লেখকের অন্তর্ভুক্ত করেন তবে টাইপিস্টের আদ্যক্ষর ছোট হাতের অক্ষরে রাখার সময় মূল অক্ষর ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ: আরডাব্লু: এমজে। দুটি আদ্যক্ষর স্ল্যাশ দ্বারা পৃথক করা সম্ভব, উদাহরণস্বরূপ: এমডাব্লু / এমজে।

5. 
   

   
   সংযুক্তিগুলি ইঙ্গিত করুন। আপনি যদি আপনার চিঠির সাথে কিছু অংশ যুক্ত করে থাকেন তবে এই অংশগুলির প্রকৃতি লিখুন, আপনার স্থানাঙ্কের নীচে কয়েকটি লাইন লিখুন, অংশগুলির সংখ্যা এবং প্রকার উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সংযুক্তি (2): একটি ফর্ম, একটি ব্রোশিওর"।
   • "P. j" লিখে আপনি সংযুক্তি "সংযুক্তি" সংক্ষেপে বলতে পারেন।

6. 
   

   
   প্রাপকদের নাম লিখুন। আপনি যদি অন্য কোনও ব্যক্তিকে চিঠির একটি অনুলিপি প্রেরণ করেন তবে আপনাকে অবশ্যই চিঠিতে "সংযুক্তি" রেখার নীচে সংক্ষেপণ "সিসি" লিখে ব্যক্তির নাম এবং শিরোনামের মাধ্যমে এটি উল্লেখ করতে হবে। এই সংক্ষিপ্তসার অর্থ "সৌজন্য অনুলিপি"। অক্ষরগুলি কার্বন পেপার দিয়ে টাইপ করার সময় এটি "সত্যের অনুলিপি" -এর অভিব্যক্তিটির সংক্ষেপণও হয়।
   • উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সিসি: মারি মার্টিন, বিপণনের পরিচালক"।
   • যদি আপনি একাধিক নাম যুক্ত করেন তবে প্রথমটির নীচে কিন্তু "সিসি:" ছাড়াই দ্বিতীয় নামটি সজ্জিত করুন

পার্ট 4 চিঠিটি সম্পূর্ণ

1. 
   

   
   চিঠিটি সংশোধন করুন। আপনার পেশাদারিত্ব প্রতিফলিত করার জন্য বিন্যাসটি মূল উপাদান। তবে, প্রাপককে আপনি সক্ষম এবং দায়বদ্ধ তা প্রমাণ করার জন্য আপনাকে অবশ্যই আপনার ভুল সংশোধন করতে হবে। আপনার ই-প্রসেসিং সফটওয়্যারটির বানান চেক চালান, তবে আপনার চিঠিটি প্রেরণের আগে মনোযোগ সহকারে পড়ুন।
   • চিঠিটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত তা পরীক্ষা করে দেখুন। এমন অনুচ্ছেদে রয়েছে যেগুলিতে তিন বা চারটি বেশি বাক্য রয়েছে? যদি এটি হয় তবে অপ্রয়োজনীয় বাক্যগুলি সরিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করুন।
   • যদি চিঠিটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে আপনার কোনও বন্ধু বা সহকর্মীকে আপনার জন্য এটি পড়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন। কখনও কখনও একটি নতুন চেহারা ভুল বা ত্রুটিগুলি চিহ্নিত করতে পারে যা আপনি লক্ষ্য করতে পারেন না।

2. 
   

   
   আপনার চিঠি স্ক্র্যাচ করবেন না। আপনার যদি একাধিক পৃষ্ঠাগুলি থাকে তবে সেগুলি প্রধান রাখবেন না। আপনি যদি আপনার পৃষ্ঠাগুলিকে যথাযথভাবে রাখতে চান তবে আপনি এগুলি উপরের বাম-হাতের কাগজের ক্লিপ দিয়ে সংযুক্ত করতে পারেন।

3. 
   

   
   চিঠি পোস্ট করুন। আপনি যদি চিঠিটি মেইলে পাঠান তবে একটি বাণিজ্যিক আকারের খামটি ব্যবহার করুন। যদি সম্ভব হয় তবে কোম্পানির লোগো সহ একটি খাম নিন। প্রেরকের ঠিকানা এবং ঠিকানা ঠিকভাবে রেকর্ড করুন। চিঠিটি অর্ধেক ভাঁজ করুন, যাতে অ্যাড্রেসী প্রথমে উপরের ফ্ল্যাপটি এবং তারপরে নীচের ফ্ল্যাপটি ফোল্ড করে। আপনার চিঠিটি পাঠানোর আগে আপনি পর্যাপ্ত পরিমাণে পেয়েছেন তা নিশ্চিত করুন।
   • আপনি যদি মনে করেন যে আপনার লেখাটি অগোছালো এবং আপনার পেশাদার দক্ষতার প্রতিফলন না করে, আপনার ইমেল প্রসেসিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে ঠিকানাগুলি প্রবেশ করুন এবং আপনার প্রিন্টারের সাথে খামে মুদ্রণ করুন।
   • যদি চিঠিটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বা জরুরি হয় তবে এটি কোনও পরিষেবা দ্বারা সরবরাহ করার বিষয়টি বিবেচনা করুন।
   • আপনি যদি এটি ইমেলের মাধ্যমে প্রেরণ করতে চান তবে ফর্ম্যাটিং রাখতে এটি "এইচটিএমএল" বা পিডিএফ ফর্ম্যাটে রূপান্তর করুন। তবে কাগজে মুদ্রিত চিঠিটি পাঠানো ভাল।