লেখক:
Robert White
সৃষ্টির তারিখ:
6 আগস্ট 2021
আপডেটের তারিখ:
12 মে 2024
কন্টেন্ট
আমরা সকলেই জানি যে কর্মস্থলে সংগঠিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ; তবুও, এটি অনেক লোকের জন্য একটি অন্তহীন যুদ্ধ। বিশ্বাস করুন বা না রাখুন, সংগঠিত থাকা কোনও কাজ যেমন মনে হয় ততটা ভয়ঙ্কর নয়। অভ্যাস এবং চলমান সমাধানের কিছু দ্রুত পরিবর্তন এই প্রক্রিয়াটিকে আপনার ভাবার চেয়ে সহজ করে তুলতে পারে।
পদক্ষেপ
4 এর 1 পদ্ধতি: আপনার স্থান এবং সময় পরিচালনা করা
আপনার ক্রিয়াকলাপ পর্যবেক্ষণ করুন। বেশ কয়েক দিন ধরে ডায়রিতে আপনার বেশ কয়েকটি ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করুন। এটি আপনাকে বুঝতে না পেরে আপনি কী করছেন ঠিক তা দেখতে সহায়তা করবে এবং আপনি আপনার সাংগঠনিক এবং উত্পাদনশীলতা ব্যর্থতার প্রাথমিক ধারণা পাবেন। এছাড়াও, আপনার সামগ্রিক লক্ষ্যগুলি মাথায় রেখে এই অনুশীলনটি করা উচিত। ক্রিয়াকলাপ ডায়েরির মাধ্যমে আপনি দেখতে পাবেন যে কোন কাজগুলি আপনার সময় নষ্ট করতে পারে এবং কোনটি আপনার লক্ষ্যে অবদান রাখতে পারে।
আপনার উচ্চ উত্পাদনশীলতার সময়সূচী নির্ধারণ করুন। কিছু লোক সকালে উত্পাদনশীল হয়, অন্যরা খুব তাড়াতাড়ি উঠার ধারণাটিকে ঘৃণা করে। আপনার ইতিমধ্যে দিনের অংশগুলি সম্পর্কে ধারণা থাকতে পারে যা আপনাকে আরও উত্পাদনশীল করে তোলে। আপনার পছন্দ নির্বিশেষে - রাত, সকাল, মধ্যাহ্নভোজন বা "রাশ আওয়ার" এর ঠিক আগে বা পরে - আপনার উত্পাদনশীলতা সর্বাধিকতর করতে এই সময়কালের সুবিধা নিন।
অগ্রাধিকার দিন আপনার কাজ আমরা সবাই জানি যে কিছু কাজ অন্যের চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ; তবে আমরা সবসময় তাদের পর্যাপ্ত অগ্রাধিকার দিই না। উদাহরণস্বরূপ, এমন একটি সিস্টেম বিকাশ করুন যা সতর্কতা ও নমনীয়তার সাথে পতাকা বা তারের মতো ব্র্যান্ডকে অন্তর্ভুক্ত করে এমন অনুস্মারকের মাধ্যমে কার্যগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করে। ভার্চুয়াল বা শারীরিক, এই অনুস্মারকগুলি আপনার কম্পিউটার বা ডেস্কের কাছে রাখুন। তালিকার শীর্ষস্থানীয় আইটেমগুলিতে আপনার আরও সময় এবং শক্তি উত্সর্গ করুন। উদাহরণগুলির মধ্যে সংক্ষিপ্ত সময়সীমার সাথে কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যেমন দিনের শেষে বা পরের দিন পর্যন্ত আপনাকে অবশ্যই সরবরাহ করতে হবে। উত্পন্ন ব্যয়ের জন্য দায়ী যারা গ্রাহক, বস বা অন্যদের প্রতিক্রিয়াটিকেও অগ্রাধিকার দিতে পারেন। এবং, আপনি যদি নিশ্চিত হন না যে কোনও কাজটি কতটা সংবেদনশীল বা গুরুত্বপূর্ণ, তবে এটি জিজ্ঞাসা করা ভাল।
দ্রুত কাজগুলি সম্পূর্ণ করুন। একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সমস্ত কাজকে অগ্রাধিকার দেওয়া এবং তফসিল করার প্রয়োজন হয় না।তাদের মধ্যে কিছু পরিকল্পনা বা সময়সূচী এগুলি সম্পন্ন করতে যতটা সময় নিতে পারে। যদি তাই হয়, এবং আপনি এখনই এই কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে পারেন, উপভোগ করুন! এই বাধাগুলি এইভাবে মোকাবেলা করা আপনাকে বিলম্ব এড়াতে সহায়তা করবে।
বিশৃঙ্খলা এবং কাজের উপকরণগুলি পরিচালনা করুন। আমাদের টেবিলগুলি ব্যাঘাতের দৃশ্যাবলী থেকে চলচ্চিত্রের জন্য উপযুক্ত ধ্বংসের দৃশ্যে সহজে চলে যায় - যা সংস্থাটিকে কঠিন করে তোলে। কিছু লোক এমনকি কঠোর পরিচ্ছন্নতার নীতিমালা অনুযায়ী পরিচালনা করে। যদিও এগুলি অপরিহার্য নয়, আপনার ওয়ার্কস্টেশনটি পরিষ্কার করার জন্য কিছু পদক্ষেপ নিন।
- অর্ডার পুনরায় শুরু করুন। আপনার প্রয়োজনীয় সামগ্রীগুলি ট্র্যাশ ফেলে দিন এবং নিয়মিতভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন। যখনই সম্ভব বিশৃঙ্খলা পরিষ্কার করুন: বিরতির সময় বা কাজের মধ্যে।
- আপনি অবিলম্বে উত্পন্ন ময়লা পরিষ্কার করুন। সুতরাং, আপনাকে পরে পরিষ্কার করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। তদতিরিক্ত, এটি ভবিষ্যতে আপনার টেবিলে থাকা বর্তমান ব্যাধিটিকে আটকাবে।
- আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি আপনার নখদর্পণে রাখুন। স্পষ্টতই, আপনার চারপাশের সমস্ত কিছুই ব্যাধির লক্ষণ নয়। আপনি যে সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করছেন সেগুলি পাওয়া আপনার সময় সাশ্রয় করে এবং আপনার মূল্যবান স্থানটির ভাল ব্যবহার করে।
ক্রিয়াকলাপ এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য সময়সূচী. কিছু লোক কেবল বৈঠকের সময়সূচী করে তবে প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপের তালিকা তৈরি করে না। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ কাজের সময় নির্ধারণের পাশাপাশি অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলিও কার্যকর হতে পারে। আপনি নির্দিষ্ট কাজগুলি "গ্রুপ" করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ: কেবল মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার সভার সময়সূচী। নিজের জন্য সৃজনশীল সময় আলাদা করতে বা অপ্রত্যাশিত ইভেন্টগুলিকে সামঞ্জস্য করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে ফ্রি সময় রাখুন।
- একটি এজেন্ডা এবং একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন। এই সরঞ্জামগুলি কাগজ বা ভার্চুয়াল হতে পারে, যেমন আইক্যালেন্ডার এবং গুগল এখন হিসাবে অ্যাপ্লিকেশন আকারে।
- আপনার ক্রিয়াকলাপগুলি বিভাগগুলিতে পৃথক করুন। রঙের দ্বারা ক্রিয়াকলাপকে শ্রেণিবদ্ধ করা বা আলাদা করা আপনাকে কী গুরুত্বপূর্ণ তা সম্পর্কে দ্রুত দর্শনীয় অনুস্মারক দিতে পারে। এই বিভাগগুলিতে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ: চিঠিপত্র, প্রকল্প, ইভেন্ট, সভা, আলোচনা এমনকি শারীরিক অনুশীলনের বিরতি বা সময়।
- আপনার প্রযুক্তিটি অনুকূলিত করুন। আউটলুকের মতো ভার্চুয়াল ক্যালেন্ডার এবং ইমেল প্ল্যাটফর্মগুলি আপনার করণীয় তালিকাগুলি, আপনার পরিচিতি এবং আপনার ঠিকানাগুলিকে একত্রিত করতে পারে। এটি কেবল সবকিছুকে আরও দক্ষ করে তোলে না, তবে এটি আপনার চিন্তার প্রক্রিয়াটিকেও অনুকূল করে তোলে।
- যখনই সম্ভব, কাজগুলি ডেলিগেট করুন। একটি দিনের কাজের তীব্রতা দেওয়া, এটি সহজেই ভুলে যাওয়া উচিত যে আপনার নিজেরাই সবকিছু করতে হবে না। একজন সহকারীকে কার্যাদি অর্পণ করুন বা, আপনি যদি বিশেষত কাজকর্মে জর্জরিত হন, তবে কোনও সহকর্মীকে আপনার পক্ষে অনুগ্রহ করতে এবং নির্দিষ্ট কাজগুলিতে সহায়তা করতে বলুন। সবকিছু শান্ত হয়ে গেলে আপনি তাদের পুরস্কৃত করতে পারেন।
পদ্ধতি 4 এর 2: আপনার ইমেলটি পদ্ধতিগতভাবে যত্ন নেওয়া
নির্ধারিত সময়ে আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করুন। প্রত্যেককেই তাদের ইনবক্সে আটকে থাকার প্রয়োজন হয় না, কারণ প্রাপ্ত অনেকগুলি বার্তা এত জরুরি নয়। আপনি যদি এমন কোনও স্থানে কাজ করেন যা ইমেলগুলিতে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়াগুলির প্রয়োজন হয় না, আপনার ইনবক্সটি নির্ধারিত সময়ে পরীক্ষা করুন - দিনে প্রায় তিন বা চার বার।
ইমেল সংরক্ষণাগার। আপনার ইনবক্সে বার্তাগুলি ileেকে দেওয়ার পরিবর্তে ফোল্ডার এবং লেবেলের সুবিধা নিন। আউটলুকের ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার রয়েছে, যখন জিমেইলে লেবেল রয়েছে এবং বেশ কয়েকটি পৃথক ইনবক্স রয়েছে। আপনি যদি সাংবাদিক হন, উদাহরণস্বরূপ, আপনার ফোল্ডারগুলিকে "বর্তমান প্রতিবেদনগুলি", "ভবিষ্যতের প্রতিবেদনগুলি", "পুরাতন প্রতিবেদনগুলি", "সাক্ষাত্কার এবং উত্স" এবং "গল্প ও ধারণা" বলা যেতে পারে।
- মুছুন এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন। পুরানো এবং গুরুত্বপূর্ণ মেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন এবং বাকিগুলি মুছুন। উপরের উদাহরণে, "ওল্ড রিপোর্টস" ফোল্ডারটি সাংবাদিকের ফাইল হিসাবে কাজ করে। আপনি যখন পুরানো ইমেল বার্তাগুলি মোছা শুরু করবেন, তখন আপনি অবাক হবেন যে কতগুলি আইটেম ট্র্যাশে যায় এবং কতগুলি আইটেম সংরক্ষণ করা হয়। কিছু লোক তাদের ইনবক্সটি খালি রাখতে চান - একটি বার্তাটি অপঠিত না রেখে (বা তাদের ইনবক্সে কোনও বার্তা না রেখে)। ফোল্ডার এবং লেবেল ব্যবহার করা ছাড়াও, আপনি "সংরক্ষণাগার" ফাংশন ব্যবহার করে বাক্সটি খালি করতে পারেন, কর্মস্থলে বিরতির সময় পুরানো ইমেলগুলি মুছতে বা অ্যাকাউন্ট সংগঠিত অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
যখনই এটি সবচেয়ে দক্ষ হয়, যোগাযোগের অন্যান্য ধরণের ব্যবহার করুন। কখনও কখনও, একটি সাধারণ ফোন কল এমন একটি সমস্যার সমাধান করতে পারে যার জন্য দশটি ইমেলের বিনিময় প্রয়োজন। যদি তাই হয়, ফোন করুন! আপনি যদি জানেন যে ইমেলগুলি বিনিময় করা একটি আলোচনার জন্ম দেয় বা অনেক বার্তাকে জড়িত করে, ফোনে কথা বলা ভাল be এইভাবে, আপনি বৈদ্যুতিন বার্তাগুলির মাধ্যমে দীর্ঘ এবং দীর্ঘ আলোচনা এড়িয়ে গিয়ে আরও বিশদ গ্রহণ করতে সক্ষম হবেন। এমনকি আপনি কোনও সহকর্মীর কাছে একটি ইমেল প্রেরণ করতে এবং এমন কিছু বলতে পারেন "এই বিষয়ে আপনার কাছে আমার কাছে অনেক প্রশ্ন রয়েছে Maybe সম্ভবত আমাদের একে অপরের সাথে কথা বলা উচিত I আমি কি আপনাকে পাঁচ মিনিটের মধ্যে ফোন করতে পারি?"
বাধা সীমাবদ্ধ করুন। কৌশলগত বিরতি কার্যকর হলেও কাজের সময়কালে বাধা নেই not এগুলি আপনাকে ধীর করতে পারে, আপনার কাজের গতি ভঙ্গ করতে পারে এবং আপনার চিন্তাভাবনা হারাতে পারে। সুতরাং আপনি যখন খুব ব্যস্ত আছেন জানেন তখন বিশেষ লিখিত এবং ভয়েস বার্তাগুলি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। আপনি অফিসে না থাকলে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে হবে না; আপনি যখন কার্যগুলিতে ঝাঁপিয়ে পড়েন তখন সেগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে। অনেক লোক "ওপেন ডোর" নীতিও ব্যবহার করেন - তবে আপনাকে আপনার ঘরটি সবসময় খোলা রাখতে হবে না। এমনকি আপনি দরজার কাছে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ নোট রেখে যেতে পারেন, "আমি একটি কলের মাঝখানে আছি" বা "আমি ব্যস্ত আছি later দয়া করে পরে ফিরে আসুন বা একটি ইমেল প্রেরণ করুন" এর মতো কিছু বলে।
"মেঘ" এর পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুন। ক্লাউড পরিষেবা ("ক্লাউড কম্পিউটিং" নামে পরিচিত) বিবেচনা করা যেতে পারে, যেহেতু এটি সস্তা, স্কেলযোগ্য, দক্ষ এবং সহজেই আপডেট হয়েছে। এই মেঘগুলির দ্বারা উপলব্ধ সামগ্রীগুলি বিশেষত কার্যকর হতে পারে, কারণ আপনি এটি বিভিন্ন ডিভাইসে: কম্পিউটার, ট্যাবলেট, স্মার্টফোন ইত্যাদিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন as ক্লাউড স্টোরেজ ডিজিটাল ব্যাকআপগুলি করার প্রাথমিক বা গৌণ উপায় হিসাবেও কাজ করে। আপনার কর্মক্ষেত্রে আইটি বা সফ্টওয়্যার জন্য দায়বদ্ধ ব্যক্তির সাথে পরামর্শ করুন। আপনার কাছে ইতিমধ্যে মেঘের মধ্যে প্রচুর পরিমাণে মুক্ত স্থান থাকতে পারে (বা আপনি এমনকি ছোট বার্ষিক ফির জন্য সেই জায়গাটি কিনতে পারেন)।
ইন্টারনেট পছন্দ ব্যবহার করুন। সেরা ব্রাউজারগুলি বুকমার্ক করা সম্ভব করে তোলে - আপনি যখন সহজে এবং দ্রুত অ্যাক্সেসের জন্য ঘন ঘন পরিদর্শন করেছেন এমন ইমেল ঠিকানাগুলি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করেন। সেগুলির সুবিধা নিন, যাতে আপনি এমন গুরুত্বপূর্ণ ওয়েবসাইটগুলি ভুলে যাবেন না যা শিল্পের সংবাদ বা তথ্য ধারণ করে।
পদ্ধতি 4 এর 3: সময়ের সদ্ব্যবহার করা
একসাথে একাধিক কাজ অনুশীলন এড়িয়ে চলুন। এক্ষেত্রে বেশিরভাগ বিশেষজ্ঞের মতামত রয়েছে। যদিও এটি টিভিতে দ্রুত এবং শীতল বলে মনে হতে পারে তবে বেশ কয়েকটি কাজের একযোগে অনুশীলন ("মাল্টিটাস্কিং" বা "মাল্টিটাস্কিং") দক্ষ নয় এবং আপনার সাংগঠনিক কার্যকারিতা ক্ষতিগ্রস্থ করতে পারে। আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ একবারে একটি কাজের প্রতি উত্সর্গ করা চয়ন করুন; এটি শেষ করুন এবং তালিকার পরবর্তী আইটেমটিতে এগিয়ে যান।
নিজের জন্য একটি সময়সূচী বা একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন। ভাগ্যক্রমে, বেশিরভাগ কাজের জন্য আপনাকে বিশেষভাবে আপনার দিনের সমস্ত কিছু সময় নির্ধারণের প্রয়োজন হয় না। তবে, হাইলাইটগুলির একটি প্রাথমিক সময়সূচী রাখা এবং দিনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলি এবং কার্যগুলি কার্যকর হতে পারে।
- নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপের জন্য সময় সীমা নির্ধারণ করুন। কিছু কাজের জন্য এই সীমাগুলির প্রয়োজন হয় না, তবে অন্যদের আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করার জন্য সময় প্যারামিটার থাকতে হবে। প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপগুলির কথা চিন্তা করুন যা স্বাভাবিকের চেয়ে বেশি সময় নেয় - এবং ভবিষ্যতে তাদের নির্দিষ্ট সময়সীমা দেয়।
- অন্যান্য ক্রিয়াকলাপের জন্য অতিরিক্ত সময় নির্ধারণ করুন। কিছু ক্রিয়াকলাপ - যেমন আপনি অভিজ্ঞতা থেকে শিখে থাকতে পারেন - প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় প্রয়োজন বলে শেষ হয়; তবে এটি অগত্যা খারাপ জিনিস নয়। উদাহরণস্বরূপ, এই ধরণের কাজগুলি সম্পাদন করার আগে এবং পরে অতিরিক্ত সময় (এবং বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট এবং সভাগুলির জন্য) আলাদা করুন।
একটি স্টপওয়াচ অ্যাপ্লিকেশন, একটি শারীরিক স্টপওয়াচ বা একটি অ্যালার্ম ব্যবহার করুন। অল্প পরিমাণে ব্যবহার করা হলে এই সরঞ্জামগুলি কার্যকর হতে পারে। কিছু লোক অগ্রিম সতর্কতা পেতে এবং কোনও ক্রিয়াকলাপের জন্য প্রস্তুত হওয়ার জন্য 10, 15 বা 30 মিনিট আগে তাদের অ্যালার্ম সেট করতে পছন্দ করে। আপনি অনুস্মারকও ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার কার্যক্রম স্থগিত করা এড়িয়ে চলুন। নিজেকে স্থগিত করুন এই স্থগিতাদেশটি একেবারে প্রয়োজনীয় কিনা, বা এটি যদি বিলম্বের উদাহরণ মাত্র। যদি আপনি মনে করেন যে আপনি উত্সাহী হয়ে থাকেন তবে কার্য স্থগিত করবেন না - এটি একবারে শেষ করুন! যাইহোক, যখন কোনও কার্যকলাপ স্থগিত করা অপ্রয়োজনীয় হয়, তখন আপনি যে বিন্দুতে বাধা পেয়েছিলেন তা মুখস্থ করুন এবং এটি শেষ করার জন্য আরও একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন। আর একটি বিকল্প একটি आकस्मिक পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। উদাহরণস্বরূপ: যদি আপনাকে মুখোমুখি বৈঠক বাতিল করতে হয় তবে আপনি সেই ব্যক্তির সাথে একটি কল করতে পারবেন (অডিও এবং / অথবা ভিডিওর মাধ্যমে)।
4 এর 4 পদ্ধতি: আপনার শারীরিক এবং মানসিক স্বাস্থ্যের যত্ন নেওয়া
বিরতি নাও. আপনার স্বাস্থ্যকর এবং উত্পাদনশীল থাকার জন্য মানসিক বিরতি থাকা গুরুত্বপূর্ণ। আমরা কর্মক্ষেত্রে এত নিমজ্জিত হয়ে পড়ে থাকি যে মাঝে মাঝে বিরতিও গ্রহণ করি না - অত্যাবশ্যক। এই বিরতিগুলি আমাদের প্রয়োজনীয় বিশ্রাম দেয় এবং আমাদের উত্পাদনশীলতা উন্নত করে, তবে এগুলি আমাদের পিছনে ফিরে যেতে এবং নিজেদেরকে জিজ্ঞাসা করতে দেয় যে আমরা আমাদের সময়কে যথাসম্ভব দক্ষতার সাথে ব্যবহার করছি কিনা।
ভালো করে ঘুমোও. আমরা যদি ভাল না ঘুমায়, পরের দিন আমরা স্তব্ধ, ক্লান্ত বা তালিকাবিহীন হতে পারি, যা কার্যক্ষমতা এবং আমাদের পরিকল্পনাগুলি হ্রাস করতে পারে। রাতে কমপক্ষে সাত বা আটটি নিরবচ্ছিন্ন ঘন্টা বিশ্রাম নেওয়ার পরিকল্পনা করুন।
নিজেকে আপনার সহকর্মীদের সাথে তুলনা করবেন না। এই লোকদের বেশিরভাগের কাজ আমাদের থেকে আলাদা এবং তাদের সবার সংগঠনের বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। এমন একটি পদ্ধতি যা বোধগম্য হয় এবং আপনি জানেন এমন কারও পক্ষে দক্ষ এটি আপনার রুটিনের জন্য সেরা নাও হতে পারে এবং বিপরীতে।
সংগঠনটি একটি চলমান প্রক্রিয়া হিসাবে গ্রহণ করুন। নিখুঁত হতে আশা করবেন না। সংস্থাটি অবিচ্ছিন্ন এবং নিয়মিত মনোযোগ প্রয়োজন। আপনি প্রতিদিন পুরোপুরি সংগঠিত হবেন না; তবে সামান্য অর্ডার আপনাকে আরও কার্যকর করতে পারে।
