লেখক:
Robert White
সৃষ্টির তারিখ:
1 আগস্ট 2021
আপডেটের তারিখ:
11 মে 2024
কন্টেন্ট
আপনি যে কমিটিতে রয়েছেন তার সেক্রেটারি হিসাবে আপনি সদ্য নির্বাচিত বা নিযুক্ত হয়েছেন। অভিনন্দন! আপনি কীভাবে রেকর্ড করতে, মিনিট প্রস্তুত এবং উপস্থাপন করতে জানেন? আপনি আইনসভা বাইবেলের অনুসরণ করছেন কিনা তা বিবেচ্য নয় আপডেট রবার্ট আদেশ বিধি বা কম আনুষ্ঠানিক সেটিংসে মিনিট লেখার জন্য, এখানে অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি are
পদক্ষেপ
4 এর 1 ম অংশ: পূর্ব প্রস্তুতি
আপনার প্রতিষ্ঠানের সভার নিয়মগুলি জানুন। সচিবের যদি আনুষ্ঠানিক মিনিট তৈরি হওয়ার কথা হয়, তবে গ্রুপটি রবার্টের বিধি বিধি বা অন্য কোনও অফিসিয়াল গাইড অনুসরণ করে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। আরও অনানুষ্ঠানিক সেটিংসে, মিনিটের মধ্যে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত বা কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করা হবে তা জিজ্ঞাসা করুন।
- আদেশের সম্পূর্ণ আপডেট হওয়া বিধিগুলি সম্পর্কে আপনাকে নিজের পরিচয় জানাতে হবে না, তবে একটি অনুলিপি পাওয়া বা ধার নেওয়া নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রে সহায়ক হতে পারে।
- আপনার ভূমিকাও জানুন। কিছু মিনিট সেক্রেটারি সভায় উপস্থিত হন না, অন্যরা কয়েক মিনিট সময় নেয় এবং আলোচনায় অংশ নেয়। মামলাটি যাই হোক না কেন, সচিবের অন্য কোনও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা যেমন, সুবিধার্থী বা রাষ্ট্রপতির সাথে হওয়া উচিত নয়।
প্রথমে একটি মডেল প্রস্তুত করুন। প্রতিটি সভার মিনিট কিছু তথ্য পুনরাবৃত্তি করে, তাই একটি টেমপ্লেট সহজ রেফারেন্সের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফর্ম্যাট তৈরি করবে will কমপক্ষে নিম্নলিখিত তথ্যের জন্য স্থান অন্তর্ভুক্ত করুন:- প্রতিষ্ঠানের নাম।
- বৈঠকের ধরণ: এটি কি নিয়মিত, সাপ্তাহিক বা বার্ষিক সভা, একটি নাবালিক কমিটির সভা বা বিশেষ উদ্দেশ্যে সভা?
- তারিখ, সময় এবং স্থান। শুরু এবং শেষ সময়গুলির জন্য স্থান ছেড়ে দিন (পরিকল্পনাযুক্ত এবং মুলতুবি)।
- সভার চেয়ারম্যান বা নেতা এবং সচিব (বা বিকল্প) এর নাম subst
- "উপহার" এবং "অনুপস্থিত" এর তালিকা। কোনও কোরাম উপস্থিত থাকলে (ভোট দেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত লোক) নোট করুন।
- আপনার স্বাক্ষরের জন্য একটি স্থান। মিনিটের জন্য দায়বদ্ধ ব্যক্তি হিসাবে, আপনি সর্বদা আপনার কাজে স্বাক্ষর করবেন এবং আপনার সংস্থার নীতি অনুসারে কয়েক মিনিটের অনুমোদনের পরে অতিরিক্ত স্বাক্ষরের প্রয়োজন হতে পারে।
- একটি এজেন্ডা, যদি একটি সরবরাহ করা হয়। যদি সভার চেয়ারপারসন বা সহায়তাকারী আপনাকে কোনও এজেন্ডা খসড়া করতে না বলেন, তার কাছে এমন একটি ব্যবস্থা থাকা উচিত যা সভা সম্পর্কে আপনার নোটগুলি সংগঠিত করতে সহায়তা করবে।
আপনার সাথে একটি নোটবুক বা নোটবুক নিন। আপনি আরামদায়ক কিছু চয়ন করুন। আপনি যদি কয়েক মিনিট ঘন ঘন লিখতে যান তবে সেই উদ্দেশ্যে একটি নোটবুক আলাদা করে রাখুন বা আপনার কম্পিউটারে একটি ফোল্ডার তৈরি করুন।- আপনি যদি আগের সভায় কয়েক মিনিট সময় নিয়ে থাকেন এবং সেগুলি এখনও অনুমোদনের জন্য জমা দেওয়া হয়নি, তবে সেগুলি আপনার সাথেও রাখুন।
- যদিও কোনও রেকর্ডার আপনাকে কয়েক মিনিট পরে প্রতিলিপি করতে সহায়তা করতে পারে, এটি নোট নেওয়ার বিকল্প নয়। আপনি যদি মিটিংটি রেকর্ড করতে চলেছেন তবে উপস্থিত প্রত্যেকে সম্মত হন কিনা এবং দেখুন এটির শব্দটি শব্দটির প্রতিলিপি করার প্রলোভনে না ফোটান কিনা তা দেখুন।
- শর্টহ্যান্ড শেখা নোট গ্রহণের প্রক্রিয়াটিকে ত্বরান্বিত করবে, তবে মিনিট তৈরির জন্য প্রতিটি শব্দ লিখতে সক্ষম হওয়া প্রয়োজন হবে না। আসলে, আপনি এটি করা এড়ানো উচিত।
- যদি আপনাকে মিটিংয়ের সময় সর্বজনীনভাবে নোট নিতে বলা হয়, কোনও প্রজেক্টর বা উপস্থাপনা ইজেল ব্যবহার করুন এবং নোটগুলি ঝাপসা না করে পরে বাড়িতে নিয়ে যান, যাতে আপনি কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রবেশ করতে ব্যবহার করতে পারেন।
4 অংশ 2: সভা সম্পর্কে নোট গ্রহণ
উপস্থিতি তালিকা হস্তান্তর। সবাই উপস্থিত হয়ে গেলে, প্রতিটি ব্যক্তির নাম ও যোগাযোগের তথ্য লেখার জন্য জায়গার সাথে এক টুকরো কাগজ বিতরণ করুন (বা আরও বেশি বড় সভাগুলির জন্য)। আপনি এই মডেলটির উপহার বিভাগ পূরণ করতে সভার পরে এই তালিকাটি ব্যবহার করতে পারেন বা সেই তালিকাটি সম্পূর্ণ মিনিটের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন।- আপনি যদি উপস্থিত অনেকেই জানেন না তবে জায়গাগুলির একটি টেবিল স্কেচ করুন এবং প্রত্যেককে নিজের পরিচয় দিতে বলার সময় তা পূরণ করুন। একটি নোট তৈরি করার সময় এটিকে সহজ রাখুন যাতে আপনি উপযুক্ত হলে লোকদের নামে কল করতে পারেন, নীচে আলোচনা করা হবে।
আপনার টেম্পলেটটি যথাসম্ভব পূরণ করুন। আপনি সভাটি শুরু হওয়ার অপেক্ষায় থাকাকালীন প্রতিষ্ঠানের নাম, সভার তারিখ এবং স্থান এবং প্রকার (উদাহরণস্বরূপ সাপ্তাহিক, বিশেষ কমিটির সভা ইত্যাদি) লিখুন। এটি শুরু হওয়ার পরে, শুরুর সময়টি রেকর্ড করুন।
- আপনার যদি কোনও টেম্পলেট না থাকে তবে আপনার নোটগুলির শীর্ষে সেই তথ্যটি রেকর্ড করুন।
- যদি সভাটি কোনও বিশেষ উদ্দেশ্যে বা কোনও বিশেষ সময়ে ডাকা হয়, তবে সদস্যদের অবহিত করার জন্য যে নোটটি প্রেরণ করা হয়েছিল সেগুলি সংরক্ষণ করুন এবং সেগুলি প্রতিলিপি করার কয়েক মিনিটের পরে এটি সংযুক্ত করুন।
প্রথম গতির ফলাফল লিখুন। বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক বৈঠকগুলি একটি এজেন্ডা গ্রহণের গতি দিয়ে শুরু হবে, সুতরাং এই পদক্ষেপটি এই পদ্ধতিটিকে উদাহরণ হিসাবে ব্যবহার করবে। যদি সভাটি একটি ভিন্ন গতি দিয়ে শুরু হয়, তবে এটি সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য লিখুন:
- গতিটি সাধারণত "আমি প্রস্তাব করি" দিয়ে শুরু হয়। সাধারণত "আমি এই এজেন্ডাটি গ্রহণের প্রস্তাব দিই"।
- প্রস্তাবকারীর নাম (যে ব্যক্তি প্রস্তাবটি প্রস্তাব করেছিলেন)।
- ভোটের ফলাফল। যদি এটি ইতিবাচক হয় তবে "গতি স্বীকৃত" লিখুন। অন্যথায়, "গতি প্রত্যাখ্যান" লিখুন।
- আপনি যদি সেগুলি যথাযথভাবে লিখতে না পারেন তবে লিখিতভাবে প্রেরণের জন্য আপনি আর দীর্ঘ গতি চাইতে পারেন। যদি এই সমস্যাটি ঘন ঘন হয় তবে সভাগুলির মধ্যে জিজ্ঞাসা করুন যে এই নীতিটি একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক শব্দের চেয়ে বেশি শব্দযুক্ত গতিগুলির জন্য অফিসিয়াল করা যেতে পারে।
- আপনি যদি এজেন্ডাটি খসড়া করেন তবে আপনি সেই গতির প্রবক্তা এবং কয়েক মিনিটের সেক্রেটারি হতে পারেন। যতক্ষণ আপনি উদ্দেশ্যসম্মত থাকেন ততক্ষণ আপনার নিজের ক্রিয়াকলাপগুলিতে নিবন্ধকরণে কোনও সমস্যা নেই।
মিটিং চলাকালীন অন্য কোনও গতি লিখুন। সমস্ত আলোচনা মনোযোগ সহকারে শুনুন, অন্যথায় নির্দেশ না দেওয়া হলে সেগুলি রেকর্ড করবেন না। একটি নতুন গতি তৈরি করা হলে, সম্পর্কিত তথ্য লিখুন।
- মনে রাখবেন যে প্রতিটি গতিতে অবশ্যই তার সঠিক শব্দ, প্রস্তাবকারীর নাম এবং ভোটের ফলাফল অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
- ভোট দেওয়ার আগে কিছু গতি সমর্থন করা প্রয়োজন। যদি কেউ "আমি গতিকে সমর্থন করি" বা এই জাতীয় কিছু বলে থাকে তবে সেই ব্যক্তির নাম সমর্থক হিসাবে লিখুন।
- যদি আপনি প্রবক্তার নাম জানেন না বা গতির পুনরাবৃত্তি প্রয়োজন হয় তবে জিজ্ঞাসা করার জন্য বিনীতভাবে বৈঠকে বাধা দিন। সঠিকভাবে তথ্য লিখিতভাবে সামান্য বিঘ্ন ঘটানোর জন্য যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ।
- যদি কোনও গতি একটি সংশোধনী গ্রহণ করে, কেবল আপনার নোটগুলিতে গতির শব্দগুলি পরিবর্তন করুন। এটি বিতর্কিত না হয়ে এবং বেশি আলোচনার প্ররোচনা না দিলে সংশোধন হয়েছে কিনা তা লক্ষ করার প্রয়োজন নেই।
প্রতিবেদনগুলি শুনুন এবং সেগুলির অনুলিপিগুলি পান। যখনই কোনও প্রতিবেদন, নিউজ আইটেম বা এর মতো উচ্চস্বরে পড়া হয় তখন নথির নাম এবং কে এটি পড়ছে বা সাব কমিটি যে খসড়া করেছে তা একটি নোট করুন make যদি কোনও গতি পঠন অনুসরণ করে, তবে অন্য যেভাবে তা রেকর্ড করুন।
- সভা শেষে একটি অনুলিপি পাওয়া আরও ব্যবহারিক। পরে একটি অনুলিপি জানতে পাঠক বা বৈঠক নেতাকে জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি নোট তৈরি করুন এবং সেই অনুলিপি প্রতিলিপি মিনিটে সংযুক্ত করুন।
- যদি কোনও অনুলিপি উপলব্ধ না থাকে তবে নথিটি যেখানে মূল নথিটি রাখা আছে তা নোট করুন। সভার পরে আপনার এই তথ্য চাইতে হবে।
- কোনও সদস্য যদি কোনও দলিল পড়ার পরিবর্তে মৌখিক প্রতিবেদন তৈরি করে থাকেন, তবে স্পষ্টারকে আক্ষরিকরূপে বা উদ্ধৃত না করে প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত এবং উদ্দেশ্যমূলক সংক্ষিপ্তসার লিখুন।
গৃহীত বা পতাকাঙ্কিত ক্রিয়া রেকর্ড করুন। এর মধ্যে সর্বশেষ সভায় নির্ধারিত কার্যগুলি পরীক্ষা করা এবং নতুন ক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। চিঠি লিখতে কেউ কি থাকল? ব্যক্তির নাম এবং নির্দেশাবলী লিখুন।
- সভার আনুষ্ঠানিকতার উপর নির্ভর করে, এই ক্রিয়াকলাপগুলির অনেকগুলি "গতি "গুলির শ্রেণিবদ্ধকরণের আওতায় পড়তে পারে। কম আনুষ্ঠানিক বৈঠকে, কম পরিষ্কারভাবে সংগঠিত সিদ্ধান্তের জন্য আপনার কান খোলা রাখা প্রয়োজন হতে পারে।
- কোনও সিদ্ধান্ত দেওয়া হলে সংক্ষিপ্তভাবে কোনও সিদ্ধান্তের পিছনে যুক্তি উল্লেখ করুন।
আদেশ এবং সিদ্ধান্ত সমস্ত পয়েন্ট রেকর্ড। যখনই কোনও পদ্ধতিতে আপত্তি করা হয় তখন সম্পূর্ণ আপত্তি এবং তার ভিত্তি, পাশাপাশি রাষ্ট্রপতি কর্তৃক গৃহীত পুরো সিদ্ধান্তটি লিখুন।
- রবার্টের আদেশের বিধি, সংস্থার নীতি বা সংস্থা প্রোটোকল সম্পর্কিত কোনও উল্লেখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
অনুরোধ করা হলেই আলোচনার সংক্ষিপ্তসারগুলি লিখুন। অফিসিয়ালি, মিনিট রেকর্ড ছিল কি ছিল সম্পন্ন, কি ছিল না ডযাইহোক, সংস্থাটি আপনার কাছে নির্দিষ্ট কোনও অনুরোধ পূরণ করে।
- আলোচনার রেকর্ড করার সময়, যথাসম্ভব উদ্দেশ্যমূলক হোন নির্দিষ্ট মতামত অন্তর্ভুক্ত করুন, মতামত নয়, এবং বিশেষণ এবং ক্রিয়াকলাপগুলির ব্যবহারকে হ্রাস করুন। আপনার লক্ষ্যটি শুকনো, সত্যবাদী এবং ক্লান্তিকর উপায়ে লেখা!
- আলোচনার সংক্ষিপ্তসারের সময় লোকদের নাম দেবেন না। আপনার বিরক্তিকর হতে পারে এমন উত্তপ্ত আলোচনায় এটি না করা বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ।
সভা শেষে প্রান্তটি বেঁধে রাখুন। এটি শেষ হওয়ার সময়টি লিখুন এবং প্রতিবেদনের অনুলিপি পেতে বা কাউকে আপনার কাছে পাঠানোর জন্য মনে করিয়ে দেওয়ার কথা মনে রাখবেন।
- আপনার কিছু দ্রষ্টব্য আছে কিনা তা দেখার জন্য আপনার নোটগুলি একবার দেখুন। আপনার যদি কাউকে কিছু জিজ্ঞাসা করার প্রয়োজন হয়, ব্যক্তি চলে যাওয়ার আগে এটি করুন।
4 অংশ 3: মিনিট প্রতিলিপি
যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই প্রক্রিয়াটি শুরু করুন। সভার পরপরই অফিসিয়াল মিনিটগুলি অনুলিপি করা ভাল, যখন ইভেন্টগুলি এখনও আপনার মনে সতেজ থাকবে।
সভার জন্য নোট টাইপ করতে একটি কম্পিউটার ব্যবহার করুন। আপনি যদি একটি নোটবুক ব্যবহার করেন তবে আপনি ইতিমধ্যে এটি সম্পন্ন করেছেন। আপনার নোটগুলি সংরক্ষণ করুন এবং কয়েক মিনিটের জন্য একটি নতুন দস্তাবেজ শুরু করুন, যাতে আপনি পাশাপাশি দুটি জিনিস তুলনা করতে পারেন।
আপনার নোটগুলি সংগঠিত অনুচ্ছেদে ফর্ম্যাট করুন। প্রতিটি নতুন গতি, সিদ্ধান্ত বা আদেশের বিন্দু অবশ্যই তার নিজস্ব অনুচ্ছেদে থাকতে হবে। সেগুলি বিন্যাস করার সময়, নিশ্চিত হয়ে নিন:
- আপনি সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ ব্যবহার করেছেন। আপনার প্রয়োজন হলে একটি বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন।
- তিনি পাঠ্য জুড়ে একই উত্তেজনা ব্যবহার করেছেন। নিখুঁত অতীত কাল বা বর্তমান ব্যবহার করুন তবে তাদের একই দস্তাবেজটিতে বিকল্প করবেন না।
- এটি যথাসম্ভব উদ্দেশ্যমূলক ছিল। আপনার মতামতটি কয়েক মিনিটের মধ্যে উপস্থিত হওয়া উচিত নয়, আপনি যেমন একটি উদ্দেশ্য রেকর্ড তৈরি করতে চাইছেন যা প্রত্যেকে ব্যবহার করতে পারেন।
- তিনি সহজ এবং নির্ভুল ভাষা ব্যবহার করেছিলেন। যে কোনও অস্পষ্ট ভাষা অবশ্যই সুনির্দিষ্ট শব্দের সাথে প্রতিস্থাপন করতে হবে এবং অলঙ্কৃত বিবরণগুলি অবশ্যই মুছে ফেলতে হবে।
- এতে কেবল গৃহীত পদক্ষেপগুলিই অন্তর্ভুক্ত ছিল, আলোচনা নয়। আপনাকে আলোচনার লিখন না জিজ্ঞাসা করা না হলে কী ছিল তার দিকে মনোনিবেশ করুন সম্পন্ন, কি ছিল না ড.
- তিনি সহজ রেফারেন্সের জন্য পৃষ্ঠাগুলি নাম্বার করেছিলেন।
মিনিটের একটি খসড়া সদস্যদের বিতরণ করুন। উপস্থিতি শীটে যোগাযোগের তথ্য ব্যবহার করে প্রত্যেককে একটি অনুলিপি প্রেরণ করুন। আপনার কাছে যদি এই তথ্য না থাকে তবে মিটিং লিডার আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবে।
মিনিটের অনুমোদন পান। আপনাকে পরবর্তী সভায় এটি উচ্চস্বরে পড়তে এবং অনুমোদনের জন্য পাঠাতে বলা হতে পারে। গতিটি পাস হলে এটি লিখুন।
- যদি গ্রহণযোগ্যতা পাওয়ার আগে মিনিটগুলি সংশোধন করা হয় তবে নথিতে পরিবর্তন করুন এবং শেষে নির্দিষ্ট সংশোধন না করে মিনিট সংশোধন করা হয়েছে তা নির্দেশ করুন।
- কোনও প্রস্তাব যদি অনুমোদনের পরে মিনিট সংশোধন করার জন্য তৈরি করা হয়, তবে সেই গতির সঠিক শব্দগুলি সংশ্লিষ্ট মিনিটের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করুন এবং তা অনুমোদিত হয়েছে কি না।
4 অংশ 4: মিটিং মিনিটের একটি টেম্পলেট ব্যবহার
একটি মিটিং টেম্পলেট সাইটে যান। এই প্রাক-তৈরি টেম্পলেটগুলি মিনিটের আয়োজনের জন্য সময় সাশ্রয় করবে এবং ত্রুটিগুলি রোধ করতে সহায়তা করবে।
প্রতিটি সাইটে তাকিয়ে সময় ব্যয় করুন। তাদের অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার জন্য সেরাটি সন্ধান করার জন্য বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন।
- আপনার যদি সাধারণ বা স্ট্যান্ডার্ডের মতো নির্দিষ্ট মডেলের প্রয়োজন হয় তবে আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য ওয়েবসাইটগুলি অনুসন্ধান করুন এবং উপযুক্ত বোতামগুলিতে ক্লিক করে মডেলগুলি ডাউনলোড করুন। এগুলিকে একটি সন্ধানের সহজ জায়গায় সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি সেগুলি হারাবেন না।
ফাইলটি খুলুন। এটি ডাউনলোড করার পরে এটি আনজিপ করে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা এক্সেলে খুলুন। মান এবং ব্যবহারের স্বাচ্ছন্দ্যের উন্নতি করতে, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের সর্বশেষতম সংস্করণটি ব্যবহার করুন, কারণ এটি আপ টু ডেট রাখাই জিনিসগুলিকে আরও সহজ করে দেবে এবং আপনাকে নতুন বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিতে অনুমতি দেবে।
শিরোনামে আপনার সংস্থার লোগো এবং কপিরাইট যুক্ত করুন। নমুনার লোগোটি মুছুন, তবে আপনি যে মডেলটি থেকে মডেলটি পেয়েছেন সেগুলি ব্যবহারের শর্তগুলি প্রথম পড়া ছাড়াই নয়। সর্বোপরি আইনী সমস্যার দরকার নেই, তাই না?
শিরোনাম পরিবর্তন করুন। শিরোনাম অঞ্চলে, "সভা / দল" শব্দটি হাইলাইট করুন এবং আপনার মিনিটের শিরোনামটি লিখুন।
থিমটি পরিবর্তন করুন (alচ্ছিক)। আপনার মিনিটের মডেলটি আরও সুন্দর এবং আরও পেশাদার করতে, রঙ পরিবর্তন করা বা একটি তৈরি থিম বেছে নেওয়ার বিষয়টি বিবেচনা করুন। এটি সহজ: "পৃষ্ঠা বিন্যাস" ট্যাবটি সন্ধান করুন এবং এটি "রঙ এবং থিম" বিভাগে অনুসরণ করুন। সেখানে, আপনি আপনার মডেলটির চেহারাটি কাস্টমাইজ করতে পারেন এবং এটি আপনার সংস্থার লোগোর রঙের সাথে মিলে যায়।
টেম্পলেটটির বিভাগগুলির নাম দিন। পুরো মডেল জুড়ে বেশ কয়েকটি মাঠের নাম থাকা উচিত। আপনার কম-বেশি প্রয়োজন হতে পারে, অথবা বিভাগগুলির নামকরণ কীভাবে করা হবে তা আপনি এখনও পছন্দ করেন না। আপনার সভার চাহিদা মেটাতে সেগুলি কাস্টমাইজ করুন।
টেমপ্লেটটি আপনার নোটবুকে সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি এটি মিটিংয়ে নিতে এবং কয়েক মিনিট শুরু করতে পারেন। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট অফিস ব্যবহার করা চালিয়ে যান তবে জিনিসগুলি দ্রুত এবং সহজ হবে এবং আপনি সভাটির চেয়ে আরও সুসংহত এবং আগের চেয়ে আরও নির্ভুলভাবে অনুসরণ করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি নিজের টেমপ্লেটটি এটি হাতে লিখে প্রিন্ট করতে পারেন, তবে ক্ষেত্রগুলির উচ্চতা বজায় রাখুন যাতে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য যথাযথ রাখতে পারেন।
আপনার মডেল পর্যালোচনা। অভিনন্দন! আপনার বৈঠকের মিনিটের টেমপ্লেটটি সম্পূর্ণ। সভাগুলির সময় আপনার উত্পাদনশীলতা এবং নির্ভুলতা দ্রুত বৃদ্ধি পেতে পারে বলে আশা করা হচ্ছে, এখন আপনাকে গাইড করার জন্য এবং আপনার চিন্তাগুলি সংগঠিত করার জন্য আপনার কাছে একটি মডেল রয়েছে। যে কোনও প্রকল্পের মতো, কিছু অনুপস্থিত বা বিভ্রান্ত হচ্ছে কিনা তা দেখতে বিশদটি পর্যালোচনা করুন। একবার আপনি নিশ্চিত হন যে সবকিছু ঠিক মতো হয়েছে, আপনি আপনার মডেলটি শেষ করবেন এবং পরবর্তী সভাগুলির জন্য প্রস্তুত হবেন।
পরামর্শ
- সভাগুলি শেষ হওয়ার ঠিক কয়েক মিনিটের পরে প্রবেশ করুন, কারণ ইভেন্টগুলি এখনও মনে রাখা সতেজ থাকা অবস্থায় এগুলি রাখা ভাল। সভা শেষ হওয়ার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব অংশগ্রহণকারীদের প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলির একটি অনুলিপি গ্রহণ করাও গুরুত্বপূর্ণ important
- মিটিং নেতার কাছে যতটা সম্ভব আপনার কাছে বসুন যাতে আপনি সমস্ত কিছু শুনতে এবং আপনার ভয়েস না বাড়িয়েই স্পষ্টতার জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
- মিনিটে ফাইলটিতে একটি নিরাপদ স্থানে রাখুন।
- লোকগুলিকে তাদের গতিপথগুলি লিখতে বলুন যাতে তারা তাদের স্পটটিতে নিবন্ধন করতে না পারে।
- বাধা দিতে এবং কোনও সময়ে স্পষ্টতা চেয়ে জিজ্ঞাসা করতে ভয় পাবেন না।
- মিনিটগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ: সেগুলি রাখা হয় এবং কয়েক বছর পরে এটি ব্যবহার করা যায়। যদি সমস্যাটি আইনী হয়, উদাহরণস্বরূপ, কারও খ্যাতি কয়েক মিনিটের উপর নির্ভর করতে পারে।
- এর কিছু অংশ পড়ুন আপডেট রবার্ট আদেশ বিধি, বিশেষ করে যে বিভাগটি সেক্রেটারি হওয়ার কথা বলে।
- ঘটনাগুলি ঘটে যেতে লিখতে লিখুন। যদি একই বিষয় দু'বার আসে, তবে এটি একসাথে গ্রুপ করবেন না।
সতর্কতা
- মিনিটের মধ্যে খুব বেশি বিশদ রাখবেন না। এমনকি যদি আপনাকে আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয় তবে এগুলি যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং উদ্দেশ্যমূলক রাখুন। উত্থাপিত কেবলমাত্র মূল পয়েন্টগুলির প্রতিবেদন করতে নিজেকে সীমাবদ্ধ করুন অথবা আপনি অভিভূত হবেন এবং অযথা বিশদ সহ নথিগুলি পূরণ করুন।
- কয়েক মিনিটের জন্য দায়বদ্ধ ব্যক্তির ব্যক্তিগত ব্যাখ্যা এবং অনুভূতিগুলি রেকর্ডগুলিতে প্রবেশ করা উচিত নয়।
- যদি সভার অংশটি গোপনীয় হয়, না প্রতিবেদন করেত. পরিবর্তে, লিখুন যে "বোর্ডটি জানিয়েছিল যে আলোচনাটি গোপনীয় ছিল It সুতরাং এটি রেকর্ড করা হয়নি।"
- যদি আপনাকে কোনও গোপনীয় আলোচনা যেমন, কোনও আইনজীবী এবং আপনার ক্লায়েন্টের মধ্যে একটি বৈঠক রেকর্ড করতে বলা হয়, তবে এটি এক মিনিটের মধ্যে করুন বিচ্ছিন্ন এবং এটিকে সাধারণ সভার মিনিট থেকে দূরে রাখুন। এটিকে গোপনীয় হিসাবে চিহ্নিত করুন এবং এটিতে কার কাছে অ্যাক্সেস থাকবে তা পরিষ্কার করে দিন।
